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ZCP 7.1 (build 45225)

Plataforma de Colaboração Zarafa

Manual do usuário

Edição 2.0

A Equipe Zarafa


Nota Legal

Copyright © 2014 Zarafa BV.
The text of and illustrations in this document are licensed by Zarafa BV under a Creative Commons Attribution–Share Alike 3.0 Unported license ("CC-BY-SA"). An explanation of CC-BY-SA is available at the creativecommons.org website. In accordance with CC-BY-SA, if you distribute this document or an adaptation of it, you must provide the URL for the original version.
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Resumo
A Plataforma de Colaboração Zarafa (ZCP) combina a usabilidade do Outlook com a estabilidade e flexibilidade de um servidor Linux. Dispõe de uma rica interface web, o Zarafa WebAccess, e oferece brilhantes opcoes de integração com todos os tipos de clientes, incluindo todas as plataformas móveis mais populares.
A maioria dos componentes do ZCP é código aberto, licenciado sob a AGPLv3, podendo entao ser baixado livremente como versão ZCP Community.
Existem alguns componentes em código fechado, sendo os mais relevantes:
  • Zarafa Windows Client, que proporciona a integração com o Outlook;
  • Zarafa BES Integration, que proporciona a conectividade com o Servidor da Empresa Blackberry (Blackberry Enterprise Server - BES);
  • Plugin do Zarafa ADS, que proporciona a integração do Serviço de Diretório Ativo (Active Directory Service), e
  • as ferramentas de backup do Zarafa (Zarafa Backup Tools).
Estes componentes, assim como vários recursos avançados para configurações e provedores de grande porte, somente estão disponíveis em combinação com um contrato de suporte como parte das versões comerciais do ZCP.
Alternativamente, há uma vasta selecao de ofertas do ZCP hospedadas disponíveis.
Este documento, o Manual do Usuário, descreve como usar ZCP do ponto de vista de um usuário. Isso inclui:
  • Integração com o Outlook utilizando o Zarafa Windows Client;
  • Utilizacao da interface web do Zarafa WebAccess;
  • Conectividade com clientes CalDAV e iCal disponíveis, e
  • sincronização com plataformas móveis, como: BlackBerry, Google Android, Windows Mobile e o iPhone da Apple.

1. Introdução
1.1. Escopo deste documento
2. Utilizando o Zarafa Webaccess
2.1. Básico
2.2. Criar/renomear/mover/copiar/apagar pastas
2.2.1. Imprimindo
2.2.2. Redimensionamento de painéis
2.2.3. Esvaziar pasta de itens excluídos
2.2.4. Restaurar itens
2.2.5. Marcar todas as mensagens de uma pasta como lidas
2.2.6. Propriedades
2.3. Acesso a pastas e agendas por outros usuários
2.3.1. Adicionar uma pessoa
2.3.2. Modificando as permissões
2.3.3. Remover uma pessoa
2.3.4. Abrir pastas compartilhadas
2.4. E-mail
2.4.1. Enviando um novo e-mail
2.4.2. Imagens Inline
2.4.3. Copiar, mover e deletar um e-mail
2.4.4. Pesquisando
2.4.5. Baixando anexos com o Zarafa
2.4.6. Anexar itens a um e-mail
2.5. Utilização do calendário
2.5.1. Criar um novo compromisso com convites e status de free/busy
2.5.2. Aceitando um convite de reunião
2.6. Exibição de Múltiplos calendários
2.6.1. Mover/apagar um compromisso
2.7. Calendário Multi-usuário
2.7.1. Adicionando um usuário na linha de tempo
2.7.2. Excluindo um usuário da linha do tempo
2.7.3. Carregando um grupo de usuários na linha do tempo
2.7.4. Janela do Carregar grupo
2.7.5. Mensagem de Sem Permissão
2.7.6. Informação de Free/Busy cumulativa
2.7.7. Criar ou excluir um compromisso
2.7.8. Movendo compromissos
2.7.9. Alterando o nível de zoom
2.7.10. Alterando o número de dias exibidos
2.7.11. Procurar período de tempo
2.8. Tarefas
2.8.1. Tarefas recorrentes
2.8.2. Solicitação de Tarefa
2.9. Contatos
2.9.1. Criando um novo contato
2.9.2. Detalhes dos Contatos
2.10. Listas de distribuição
2.10.1. Criando uma nova lista de distribuição
2.11. Pasta pública na pasta favorito
2.12. Regras
2.13. Preferências
2.13.1. A aba de "Preferências"
2.13.2. A aba "Compor mensagem"
2.13.3. A aba "Ausente"
2.13.4. A aba "Calendário"
2.13.5. A aba "Livro de Endereços"
2.13.6. A aba "Atalhos"
2.14. Extensões para Firefox
2.14.1. Extensão de 'Drag and Drop' para anexos no Zarafa
2.14.2. Extensão para notificação de novo email Zarafa
2.15. Opções avançadas do Webaccess
2.15.1. Webaccess como cliente padrão de e-mail
2.15.2. Exemplos Windows
2.15.3. Exemplo no linux
2.15.4. Adicionando Zarafa WebAccess como processador do arquivo malito no Mozilla Firefox.
2.16. Peculiaridades
2.16.1. Especifico para o Firefox
3. Separate WebApp manual
4. Configurar Outlook (usando o cliente Zarafa para Windows)
4.1. Instalação do cliente Outlook
4.1.1. Instalando o cliente
4.1.2. Iniciando o Ms Outlook
4.2. Tipo de conexão Outlook
4.2.1. Online
4.2.2. Detect at startup
4.2.3. Cached Zarafa Mode
4.2.4. Qual o melhor tipo de conexão para escolher?
4.3. Configurações Avançadas
4.3.1. Configurações de Proxy
4.3.2. Outras configurações de conexão
4.4. Pastas públicas favoritas
5. Usando o cliente Zarafa para Outlook
5.1. Trabalhando Offline
5.1.1. Enviando e-mail durante o uso 'Offline'
5.1.2. Limitações ao se trabalhar offline
5.2. Gerenciamento de pastas
5.2.1. A criação de uma pasta pública
5.2.2. Compartilhando as pastas (configurando as permissões)
5.2.3. Adicionando ou abrindo pastas compartilhadas por outros usuários
5.2.4. Adicionando e removendo caixas postais de outros usuários Zarafa
5.3. Searching in Outlook
5.4. Restaurando itens excluídos
5.5. Atualizações de Disponível/Ocupado
5.6. Recursos
5.7. Assistente Out of Office
5.8. Regras
5.9. Assinaturas
5.10. Assinaturas digitais e criptografia
5.10.1. Recuperando um certificado
5.10.2. Verificar configurações de e-mail criptografado
5.10.3. Utilizando o certificado
5.11. Características do Fax
5.12. Delegação
5.12.1. Permissões para Send on behalf
5.12.2. Send as (Enviar como)
5.13. Categorização
5.13.1. Criando uma categoria customizada no Ms Outlook 2007
5.13.2. Create a custom category in Outlook 2002/2003
5.13.3. Categorizar e classificar itens por categoria
5.14. Data de expiração das mensagens
6. Configurar clientes de correio (com IMAP e POP3)
6.1. Configuração do cliente
6.1.1. Mozilla Thunderbird
6.1.2. Windows Mail
7. Configurar Calendario do Cliente (usando CalDAV e iCal)
7.1. Cliente Mac OS X iCal
7.2. Guia para o cliente Sunbird
7.3. Configuração do cliente Evolution
8. Configurar Plataformas Móveis
8.1. Introdução ao Z-push
8.2. Configurando um dispositivo móvel
8.2.1. Android based configuration
8.2.2. Windows Mobile based configuration
8.2.3. Configuração baseada no iPhone

Capítulo 1. Introdução

A Plataforma de Colaboração Zarafa (ZCP) combina a usabilidade do Microsoft Outlook e Exchange com a estabilidade e flexibilidade de um servidor Linux. Dispõe de uma rica interface web, o Zarafa WebAccess, e oferece opções brilhantes de integração com todo tipo de clientes, incluindo todas as plataformas móveis mais populares. A maior parte dos componentes do ZCP são em código aberto, licenciados sob a AGPLv3, possibilitando o livre download da sua versão ZCP Community.
Existem vários componentes em código fechado, sendo os mais relevantes:
  • o Zarafa Windows Client, que proporciona a integração com o MS Outlook;
  • o Zarafa BES Integration, que proporciona a conectividade com o servidor Blackberry Enterprise Server (BES);
  • o plugin Zarafa para ADS permite a integração do Active Directory, e
  • as ferramentas de Backup do Zarafa (Zarafa Backup Tools).
Estes componentes, juntamente com vários recursos avançados para grandes configurações, somente estão disponíveis em combinação com um contrato de suporte como parte das versões comerciais do ZCP.
Alternativamente, há uma vasta seleção de ofertas de hospedagem do ZCP dispóníveis.
Este documento, o Manual do Usuário, descreve como usar ZCP do ponto de vista de um usuário.

1.1. Escopo deste documento

Este manual é destinado a usuários da Plataforma de Colaboração Zarafa (ZCP). Os usuários interagem com essa plataforma de diversas maneiras:
  • Microsoft Outlook e o Zarafa Windows Client,
  • o Zarafa WebAccess, nossa solução de código aberto de colaboração baseado na web, e
  • várias plataformas móveis como: BlackBerry, Google Android, Windows Mobile e o iPhone da Apple.

Capítulo 2. Utilizando o Zarafa Webaccess

2.1. Básico
2.2. Criar/renomear/mover/copiar/apagar pastas
2.2.1. Imprimindo
2.2.2. Redimensionamento de painéis
2.2.3. Esvaziar pasta de itens excluídos
2.2.4. Restaurar itens
2.2.5. Marcar todas as mensagens de uma pasta como lidas
2.2.6. Propriedades
2.3. Acesso a pastas e agendas por outros usuários
2.3.1. Adicionar uma pessoa
2.3.2. Modificando as permissões
2.3.3. Remover uma pessoa
2.3.4. Abrir pastas compartilhadas
2.4. E-mail
2.4.1. Enviando um novo e-mail
2.4.2. Imagens Inline
2.4.3. Copiar, mover e deletar um e-mail
2.4.4. Pesquisando
2.4.5. Baixando anexos com o Zarafa
2.4.6. Anexar itens a um e-mail
2.5. Utilização do calendário
2.5.1. Criar um novo compromisso com convites e status de free/busy
2.5.2. Aceitando um convite de reunião
2.6. Exibição de Múltiplos calendários
2.6.1. Mover/apagar um compromisso
2.7. Calendário Multi-usuário
2.7.1. Adicionando um usuário na linha de tempo
2.7.2. Excluindo um usuário da linha do tempo
2.7.3. Carregando um grupo de usuários na linha do tempo
2.7.4. Janela do Carregar grupo
2.7.5. Mensagem de Sem Permissão
2.7.6. Informação de Free/Busy cumulativa
2.7.7. Criar ou excluir um compromisso
2.7.8. Movendo compromissos
2.7.9. Alterando o nível de zoom
2.7.10. Alterando o número de dias exibidos
2.7.11. Procurar período de tempo
2.8. Tarefas
2.8.1. Tarefas recorrentes
2.8.2. Solicitação de Tarefa
2.9. Contatos
2.9.1. Criando um novo contato
2.9.2. Detalhes dos Contatos
2.10. Listas de distribuição
2.10.1. Criando uma nova lista de distribuição
2.11. Pasta pública na pasta favorito
2.12. Regras
2.13. Preferências
2.13.1. A aba de "Preferências"
2.13.2. A aba "Compor mensagem"
2.13.3. A aba "Ausente"
2.13.4. A aba "Calendário"
2.13.5. A aba "Livro de Endereços"
2.13.6. A aba "Atalhos"
2.14. Extensões para Firefox
2.14.1. Extensão de 'Drag and Drop' para anexos no Zarafa
2.14.2. Extensão para notificação de novo email Zarafa
2.15. Opções avançadas do Webaccess
2.15.1. Webaccess como cliente padrão de e-mail
2.15.2. Exemplos Windows
2.15.3. Exemplo no linux
2.15.4. Adicionando Zarafa WebAccess como processador do arquivo malito no Mozilla Firefox.
2.16. Peculiaridades
2.16.1. Especifico para o Firefox
Essa seção descreve como usar o Zarafa WebAccess, a interface web da Plataforma de Colaboração Zarafa (ZCP).
Para utilizar o Zarafa WebAccess é necessário ter instalado uma versão recente do Mozilla Firefox (preferencialmente) ou do Internet Explorer.
Atualmente, o WebAccess Zarafa suporta os recursos mais utilizados do Microsoft Outlook de uma forma bastante compreensível. No entanto, uma interface baseada na web nunca poderá se comparar com a funcionalidade e usabilidade de um cliente nativo (como o Microsoft Outlook).

2.1. Básico

Para iniciar uma sessão no Zarafa WebAccess, insira no navegador a URL fornecida pelo administrador de sistemas. Por padrão, essa URL será semelhante a:
http://<seu-dominio>/webaccess/
O WebAccess está disponível em diversas línguas, as quais é possível selecionar na tela Figura 2.1, “A Tela de login do Zarafa WebAccess”.
Tela de login
Figura 2.1. A Tela de login do Zarafa WebAccess

Após o realizar o 'login' no Zarafa, será possível ter o acesso a todas as pastas do Ms Outlook e pastas públicas. As funções mais básicas estão disponíveis na barra superior do Webaccess. Veja a imagem Figura 2.2, “O Menu "New"”.

Nota

Com relação às pastas, algumas funcionalidades somente estão disponíveis no menu de contexto que aparece ao clicar com o botão direito sobre os itens da pasta.
Menu "Novo"
Figura 2.2. O Menu "New"

2.2. Criar/renomear/mover/copiar/apagar pastas

Para criar, mover, renomear, copiar ou apagar uma (sub)pasta, é necessário usar o menu do botão direito do mouse nas pastas. Aparecerá uma "pop-up" contendo um menu de contexto, como mostrado em Figura 2.3, “As Opções no menu de uma pasta”.
Opções no menu de uma pasta
Figura 2.3. As Opções no menu de uma pasta

Não é possível apagar, mover ou renomear as pastas padrões do Ms Outlook (como a Inbox, Calendar eContacts).

2.2.1. Imprimindo

Dentro do Webaccess é possível imprimir um email, compromissos ou contatos usando o botão Print:
Após estas etapas, também é possível imprimir uma visão geral do calendário de um dia, uma semana ou um mês.

2.2.2. Redimensionamento de painéis

Assim como no Ms Outlook, é possível redimensionar os painéis no Webaccess modificando a largura e altura da área de trabalho manualmente. Para fazer isso, coloque o mouse entre os dois painéis e arraste a sua borda até o local desejado.

2.2.3. Esvaziar pasta de itens excluídos

Pode-se esvaziar a pasta Deleted Items clicando com o botão direito do mouse e usando a opção Empty folder. Esta opção é disponibilizada somente nas pastas Deleted Items e Junk Email (se essa última existir).

2.2.4. Restaurar itens

Após esvaziar a Lixeira ou a pasta Lixo eletrônico as mensagens estão temporariamente disponíveis para a recuperação. Selecione a Lixeira ou a pasta de Lixo eletrônico e clique no botão Restaurar itens no menu principal. Como mostrado em Figura 2.4, “A Janela de restauração de itens excluídos” é possível restaurar todas as mensagens, uma selecão de mensagens ou pastas. Os itens restaurados serão movidos para a localização original. Itens removidos do Figura 2.4, “A Janela de restauração de itens excluídos” serão removidos permanentemente — neste caso poderão ser recuperados somente de um backup. Restaurando uma pasta, somente a pasta será restaurada. Caso a pasta restaurada conteve outras pastas, estes poderão ser restaurados selecionando a pasta restaurada e clicando no Restaurar itens novamente.
Itens restauráveis
Figura 2.4. A Janela de restauração de itens excluídos

2.2.5. Marcar todas as mensagens de uma pasta como lidas

Você pode marcar todas as mensagens de uma pasta como lidas usando o botão direito do mouse e a opção Mark All Messages Read. Observe que quando escolher essa opção, não serão enviadas as confirmações de leituras das mensagens quando solicitadas por um remetente, mesmo que essa opção tenha sido selecionada em suas configurações.

2.2.6. Propriedades

Usando do botão direito do mouse e a opção Properties é possível obter informações adicionais sobre uma pasta. O volume de dados utilizados e o número de itens nesta pasta são mostrados em uma nova janela. Para mais informações sobre o volume dos dados, use o botão Folder size…. Aqui é possível visualizar uma lista do conteúdo de todas as sub-pastas com o volume dos dados utilizados por sub-pasta.

2.3. Acesso a pastas e agendas por outros usuários

Assim como no Ms Outlook, no Webaccess as permissões podem ser definidas em pastas, assim permitindo o compartilhamento com outros usuários. As permissões podem ser encontradas clicando com o botão direito em uma pasta, escolhendo a opção Properties e selecionando a aba Permissions na janela que aparece.
Permissões
Figura 2.5. Permissões de pasta

2.3.1. Adicionar uma pessoa

Clique no botão Add dentro da aba Permissions.
Quando o Address Book aparecer, selecione a pessoa que deseja passar as permissões e clique em OK. O usuário será adicionado à lista permissões.

Nota

Note que as permissões para essas pessoas devem ser mudadas. Por padrão, a caixa de diálogo não concede permissões adicionais.
Clique em OK para salvar e fechar a janela de permissões.

2.3.2. Modificando as permissões

Clique no nome da pessoa para a qual pretende alterar as permissões.
Agora é possível definir manualmente as permissões na parte inferior da janela de permissões ou selecionar um dos perfis pré-definidos no menu.
Clique em OK para salvar e fechar a janela de permissões.

2.3.3. Remover uma pessoa

  • Clique na pessoa que deseja remover da lista.
  • Clique no botão Remove.
  • Clique em OK para salvar e fechar a janela de permissões.

2.3.4. Abrir pastas compartilhadas

É possível abrir as pastas partilhadas usando o Webaccess. Clique em Open shared folder na lista das pastas e aparecerá uma janela como mostrado em Figura 2.6, “Abrindo pastas compartilhadas”.
Abrir pastas compartilhadas
Figura 2.6. Abrindo pastas compartilhadas

Da janela mostrada em Figura 2.6, “Abrindo pastas compartilhadas”, é possível abrir uma única pasta (como exemplo a pasta do calendário) ou abrir todas as pasta de um usuário específico.
As pastas abertas serão armazenadas no seu perfil do Webaccess de modo que no próximo login no Webaccess as pastas compartilhadas estarão disponíveis.
Para fechar uma pasta aberta, basta usar a opção Close store no menu que aparece ao clicar com o botão direito do mouse.

2.4. E-mail

2.4.1. Enviando um novo e-mail

  1. Selecione o botão New no canto esquerdo superior. Abrirá uma nova janela para um novo e-mail, como Figura 2.7, “Criando e-mail”.
    Criando e-mail
    Figura 2.7. Criando e-mail

  2. É possível adicionar anexos no e-mail selecionando o botão de Attachment ou clicando no ícone do Paperclip.
  3. Para salvar o e-mail, clique no ícone do Floppy disk. Depois de salvo, o e-mail será armazenado na pasta Drafts.
  4. Para definir uma marca que representa que o e-mail é importante ou de alta prioridade, clique no ícone exclamation mark (!).
  5. É possível adicionar manualmente um destinatário colocando o seu endereço nos campos To, Cc, Bcc ou selecionando uma pessoa a partir do catálogo de endereços. Para acessar o Address Book, clique no botão To, Cc ou Bcc.

    Nota

    Quando mais de um destinatário é adicionado, se torna necessário separar os endereços de email com um ponto e virgula (;).
  6. Por padrão, no Catálogo de Endereços serão mostrados somente os usuários internos (a não ser que que tenha sido realizada uma outra configuração). Usando Show names from the: no menu, é possível visualizar os contatos pessoais ou os contatos de uma pasta pública. Também é possível realizar uma pesquisa rápida em uma pasta usando o campo de pesquisa no canto superior esquerdo da janela.
Catálogo de Endereços
Figura 2.8. Catálogo de Endereços

Nota

Desde a versão 6.30.0 do Zarafa, é possível adicionar às contas de e-mail de toda a empresa listas de endereços definidos no Catálogo de Endereços. Para maiores detalhes sobre o Catálogo de Endereços, leia o Manual do Administrados do Zarafa WebAccess.

2.4.1.1. Sugestão automática de endereço de email

Quando digitar um endereço de email ou informações de um contato nos campos To, CC ou BBC, o sistema automaticamente realiza sugestões baseadas nas informações inseridas. Essas sugestões são listadas abaixo do campo de inserção (ver: Figura 2.9, “Sugestões automáticas”), sendo possível selecionar a sugestão utilizando o mouse ou teclado. A sugestão é baseada no endereço de email ou informações do contato que foram usadas recentemente.
É possível apagar um endereço dessa lista selecionando o endereço em questão (usando as setas do teclado ou o mouse colocando o cursor sobre o endereço sem clicar) e pressionando a tecla Delete. O endereço será removido, porém se for usado novamente irá aparecer na lista.
Sugestões automáticas
Figura 2.9. Sugestões automáticas

2.4.1.2. Anexos

É possível anexar arquivos a sua mensagem de e-mail clicando no batão Attachments, na tela Create E-Mail. Uma janela se abrirá, permitindo que arquivos sejam carregados.
À partir da versão 6.50 é possível anexar vários arquivos simultâneamente. Nas versões anteriores somente é possivel carregar um arquivo por vez.

Nota

Para carregar vários arquivos de uma só vez é necessário que o Adobe Flash tenha sido previamente instalado no navegador.

2.4.1.3. Configurando o endereço do remetente (campo From)

É possível configurar os endereços de e-mail no campo From antes que eles sejam enviados. Este campo encontra-se acima do campo To, como apresentado na Figura 2.10, “Selecionando um endereço no campo “From””. Quando nenhum endereço é selecionado, o endereço padrão é utilizado.
Selecionando um endereço no campo “From”
Figura 2.10. Selecionando um endereço no campo “From”

Nota

Observe que o campo From é mostrado apenas quando endereços de FROM terem sido configurados na janela de configurações.
Adicionando endereços de remetentes
Figura 2.11. Adicionando endereços de remetentes

Importante

Se a seguinte mensagem ('bounce'): You are not allowed to send as the given user. for retornada ao enviar um email que não é o seu, entre em contato com o seu administrador.
Desde Zarafa 6.20.0 dois tipos de delegação estão disponíveis:
  1. Permissão para enviar “em nome de”: se um usuário concede a permissão apropriada para outro usuário, este último pode enviar itens on behalf of (em nome de) outro usuário. Neste caso, um email ou solicitação de reunião será enviada com os seguintes campo: From:“<delegate> on behalf of <user>”.
  2. Permissão para enviar como: Se o administrador do sistema confere o direito a um usuário B para 'enviar como' o usuário A, o destinatário que receber esse email não verá que foi o usuário B enviou o email. O destinatário verá somente o usuário A no campo From:.
Antes da versão 6.20.0, era possível habilitar a permissão de enviar um e-mail 'Em nome de'. Isso significou permitir que um usuário envie um e-mail 'Em nome de' um outro usuário a partir da 'Caixa de entrada' desse usuário. Era sempre possível visualizar quem enviou o e-mail. Por exemplo: Antônio acessa a 'Caixa de entrada' do usuário 'info' (o usuário 'Info' não é um usuário ativo) e envia um e-mail. A mensagem será enviada como:
antonio@demo.zarafa.com em nome de info@demo.zarafa.com.
Desde a versão 6.20.0 é possível enviar e-mails em nome de outros usuários sem enviar a parte 'Em nome de'. Devido a razões de segurança, a permissão de 'enviar como' somente é configurável pelo administrador no servidor Zarafa. Essa configuração pode sempre ser anulada pelo usuário e as configurações antigas podem continuar válidas caso o usuário queira.
Tenha em mente que a delegação sempre se sobrepõe a representação. Um usuário sempre pode optar por não deixar outro usuário representá-lo.

2.4.1.4. Salvando o email em rascunhos

É possível salvar um e-mail clicando no ícone de Save (um disquete). Depois de salvar o email, o mesmo é arquivado na pasta de Drafts. Outra opção é salvar automaticamente e-mails que não foram enviados. Essa opção está disponível dentro da aba Compose Mail na janela de preferências. Para fazer isso, marque a opção Autosave unsent every: X minutes e digite em quantos minutos as mensagens serão salvas automaticamente. Isso é somente aplicável quando o e-mail ainda não tiver sido enviado.

2.4.2. Imagens Inline

A versão 6.30.0 do Zarafa tem a capacidade de adicionar imagens em e-mails utilizando o seu Webaccess. Para adicionar uma imagem Inline, clique em Attachments e selecione uma imagem. Se o formato HTML estiver sendo utilizado (ver Compose mail in this format em Settings na aba Compose mail), a funcionalidade de imagem inline estará ativada. Um ícone com uma cruz azul aparecerá ao lado do anexo (conforme o exemplo na Imagem 12). Clique no ícone para inserir a imagem no corpo email (conforme o exemplo na Imagem 13). A imagem Inline será inserida na última posição do cursor.
O ícone da cruz azul para inserir a imagem como uma imagem Inline
Figura 2.12. O ícone da cruz azul para inserir a imagem como uma imagem Inline

Exemplo de Imagem Inline
Figura 2.13. Exemplo de Imagem Inline

Para alterar o tamanho da imagem, clique com o botão direito do mouse sobre a imagem e selecione Image properties. Uma nova janela aparecerá (imagem 14) permitindo ao usuário personalizar a largura, altura e opções da imagem como as bordas e o alinhamento.
Editor das propriedades da imagem
Figura 2.14. Editor das propriedades da imagem

É possível excluir a imagem Inline diretamente do corpo da mensagem, como se fosse um texto.
Em alguns navegadores é possível colar uma imagem da área de transferência diretamente para o editor. Isto irá incorporar a imagem na fonte do corpo, o que significa que ele não vai se tornar um anexo. A imagem será mostrada corretamente no Firefox e no Internet Explorer 9, com suporte limitado no Internet Explorer 8. No MS Outlook a imagem não será visível corretamente.

2.4.3. Copiar, mover e deletar um e-mail

A imagem seguinte (Figura 2.15, “Menu de opções de um e-mail”) mostra o menu de contexto que aparece ao clicar com o botão direito do mouse sobre um e-mail. Através deste menu as opções de copiar, mover e excluir e-mails são executadas. Também é possível baixar uma mensagem como um arquivo.
Menu de opções de um e-mail
Figura 2.15. Menu de opções de um e-mail

2.4.3.1. Excluir um e-mail

Existem algumas formas de apagar um e-mail. Elas são:

2.4.3.2. Mover um e-mail

Para mover apenas um item, use o benefício do "Drag & Drop". Coloque o cursor do mouse sobre o item a ser movido, clique e segure o botão esquerdo do mouse. Continue segurando o botão e movendo o cursor até a pasta onde a mensagem precisa ser colocada.
Movendo email
Figura 2.16. Movendo email

Observe que os nomes das pastas sob o cursor do mouse são realçados enquanto se move. Esse realce marca a pasta onde a mensagem será colocada quando liberar o botão.
Para mover vários itens, primeiro selecione todos os itens (você só pode mover itens que estão visíveis). Para selecionar uma série de itens, clique no primeiro item e em seguida pressione e segure o botão Shift do teclado. Antes de liberar a tecla Shift, utilize o mouse para clicar sobre o último item na ordem que deve ser movida. Todos os itens entre os dois itens clicados anteriormente ficarão realçados.
Para itens que não sejam consecutivos, mantenha pressionada a tecla 'Ctrl' no teclado enquanto clica em cada item. Para arrastar e largar estes itens, solte o botão 'Ctrl', coloque o cursor do mouse sobre uma das mensagens selecionadas, e arraste-os para a pasta desejada.
Os itens também podem ser movidos clicando o botão copy/move que está destacado na imagem 17.
É também possível arrastar e soltar mensagens para a área de trabalho. Para maiores informação sobre esse recurso, veja:Seção 2.14.1, “Extensão de 'Drag and Drop' para anexos no Zarafa”.

2.4.3.3. Copiar um e-mail

Para copiar um item, a função 'Drag&Drop' (arrastar e soltar) não poderá ser usada, já que ela não funciona duplicando itens. Use o botão 'copy/move' como mostrado em Figura 2.17, “Botão de Copy/Move”. Veja a sessão acima sobre como mover múltiplos itens e como selecionar múltiplos itens.
Botão de Copy/Move
Figura 2.17. Botão de Copy/Move

2.4.3.4. Salvar E-mail como um arquivo

Desde a versão 6.50 do Zarafa, é possível baixar imagens diretamente do Zarafa WebAccess para o computador. O botão Save Email as a File está localizado no menu de contexto (clicando com o botão direito do mouse sobre o e-mail em questão), como mostrado em Figura 2.18, “Botão Save Email as a File”.
Botão Save Email as a File
Figura 2.18. Botão Save Email as a File

2.4.3.5. Mudando a exibição do e-mail

Menu de uma coluna de visualização de e-mail
Figura 2.19. Menu de uma coluna de visualização de e-mail

No Webaccess, a exibição do e-mail tem um layout padrão: uma lista de mensagens com uma coluna contendo o remetente e outra contendo os destinatários. Porém, como no Ms Outlook, é possível mudar a exibição adicionando ou removendo colunas. Para fazer isso, clique no campo From com o botão direito do mouse e selecione a opção Field Chooser. Aparecerá uma caixa de diálogo semelhante a esta: Figura 2.20, “Escolha de campo”.
Escolha de campo
Figura 2.20. Escolha de campo

Além disso, é possível ordenar a sua lista de e-mails selecionando uma coluna específica. Por padrão os email são ordenados pela data de recebimento.

2.4.4. Pesquisando

Quando precisar achar uma mensagem, você pode clicar no botão Search na barra de menu superior. A barra de pesquisa será adicionada na exibição do Webaccess (para remover a barra de pesquisa, clique no botão de pesquisa novamente).
Opções de pesquisa
Figura 2.21. Opções de Pesquisa

É possível digitar o que deseja pesquisar e escolher aonde pesquisar. Por exemplo, se lembrar parte do assunto da mensagem que está procurando, basta você pode selecionar a opção Subject no menu e digitar parte do campo Subject da mensagem. Assim, clicando no botão Search (ícone do binóculos) ou pressionando o botão Enter no teclado, uma lista de e-mails será atualizada de modo que será mostrada as mensagens com as palavras procuradas no campo assunto (Imagem 20).
Resultado da pesquisa
Figura 2.22. Resultado da pesquisa

Quando finalizar a pesquisa, clicando no botão Clear (ícone com um círculo vermelho) voltará ao modo de exibição normal, com todas as suas mensagens. Quando desejar remover a barra de pesquisa, clique novamente no botão Search na parte superior da barra de menu.

Nota

Archiving functionality is provided by the Zarafa Archiver, a product that is be offered separately from ZCP.

2.4.5. Baixando anexos com o Zarafa

Anexos podem ser baixados clicando com o botão direito do mouse e selecionando a opção Save target as. Desde a versão 6.50 do Zarafa, é possível baixar todos os anexos de um mensagem de uma só vez em um arquivo compactado (arquivo em ZIP) clicando no botão Download all Attachments, como retratado na imagem Figura 2.23, “Anexos de mensagens”.
Anexos de mensagens
Figura 2.23. Anexos de mensagens

2.4.6. Anexar itens a um e-mail

Para adicionar itens como anexos ou encaminhá-los como mensagem de texto no corpo do e-mail.
  1. Clicando no botão Attach Items ou sobre o ícone envelope with paper clip(Veja: Figura 2.24, “Janela de anexar arquivos”).
    Janela de anexar arquivos
    Figura 2.24. Janela de anexar arquivos

    Nota

    É possível encaminhar rapidamente e-mails como anexos. Clique com o botão direito do mouse na coluna de encaminhar itens na lista de mensagens.
  2. Percorra a lista de mensagens e selecione os itens que deseja anexar.
    Novo e-mail com anexo
    Figura 2.25. Nova mensagem de e-mail com itens em anexo

    Nota

    Itens podem ser anexados como texto ou como anexo, selecionando a caixa de seleção conforme necessário. Por padrão, os itens são adicionados como Anexos.

    Nota

    Os itens podem ser rapidamente anexados fazendo um duplo clique sobre os itens selecionados.

Importante

Anexos no e-mail original não são encaminhados com a nova mensagem de texto.

2.5. Utilização do calendário

2.5.1. Criar um novo compromisso com convites e status de free/busy

  1. Selecione a pasta Calendário.
  2. Clique no botão New para criar um novo compromisso. Irá aparecer uma janela para o novo compromisso, como na imagem a seguir.
    Novo compromisso
    Figura 2.26. Novo compromisso

  3. Insira um assunto para o compromisso e se necessário um local.
  4. Selecione um horário para iniciar e um horário para finalizar esse compromisso.
  5. Opcional: é possível habilitar a opção de lembrete, assim será lembrado do compromisso antes do mesmo iniciar (veja: Figura 2.27, “Caixa de lembrete”). O ajuste da hora do lembrete pode ser realizado em um campo próximo a opção de lembrete. Quando for a hora do lembrete um pop-up é aberto no Webaccess, mostrando uma lista dos lembretes com a opção de abrir (Open) o item, ignorar (Dismiss), ignorar todos os itens (Dismiss All) ou colocar em no modo de espera (Snooze) por um determinado tempo.

    Nota

    É necessário habilitar os pop-ups no seu navegador para visualizar o pop-up de lembrete. Normalmente é preciso do nome do domínio do Zarafa WebAccess para que o navegador sempre permita pop-ups do Zarafa.
    Caixa de lembrete
    Figura 2.27. Caixa de lembrete

  6. Utilizando o botão Invite Attendees é possível enviar um pedido de reunião a um outro usuário (imagem 24). É possível convidar outros participantes adicionando os seus endereços de e-mail. Os e-mails devem ser separados por um ponto e vírgula (;). Clicando no botão To:, é possível selecionar os contatos do Catálogo de Endereços. O convidado receberá um pedido de reunião que poder ser aceita, aceita como tentativa ou recusada, ou propor uma nova hora para a reunião.
    Solicitação de reunião
    Figura 2.28. Solicitação de reunião

  7. Selecionando a aba Scheduling, verá os horários free/busy de várias pessoas. Nesta aba, pode facilmente agendar uma reunião para vários colegas e ver exatamente quando uma determinada pessoa estará ocupada, fora do escritório ou disponível. Se os participantes estão convidados para este compromisso e o mesmos queiram propor uma nova data ou hora para o compromisso, uma lista de propostas será mostrado.
    Agendamento / FreeBusy
    Figura 2.29. Agendamento / FreeBusy

    Participante ou opção de recurso
    Figura 2.30. Solicitação de reunião

  8. Colegas poderão ser convidados utilizando o campo Add a name.
  9. Se um usuário tiver sido adicionado como um participante, é possível marcar que esse usuário seja uma 'Participante obrigatório' ou como um 'Participante opcional'. Também é possível agendar um Recurso - como uma sala ou uma equipamento – necessário para essa reunião.

    Nota

    Recursos precisam ser criados pelo administrador.
  10. Na guia Tracking uma lista com todos os participantes para este compromisso, com o status das respostas, poderá ser encontrada.
    Aba de Acompanhamento
    Figura 2.31. Aba de Acompanhamento

2.5.2. Aceitando um convite de reunião

Se alguém convidá-lo para uma reunião, você receberá um convite. A barra superior do convite contém os botões de Accept, Tentative, Decline e Propose New Time que são mostrados para enviar uma resposta para o dono da requisição. Ver Figura 2.32, “Botões para convite de reunião”.
Botões para convite de reunião
Figura 2.32. Botões para convite de reunião

Escolhendo Propose New Time um usuário poderá propor um novo horário ou data ao convidante. O convidante receberá essa nova proposta e irá decidir se irá concordar ou não.

2.6. Exibição de Múltiplos calendários

O calendário do Webaccess possui 5 diferentes modos de exibição:
  • Exibir por dia
  • Exibir por semana de trabalho
  • Exibir por semana
  • Exibir por 7 dias (como exibir por Semana de Trabalho, mas com 7 dias)
  • Exibir por mês
As exibições poderão ser trocada usando os quatros botões que estão na barra superior do Webaccess.
O selecionador de data é utilizado para mover a visualização para outro dia/semana/mês, o qual está localizado no canto superior direito da tela quando o calendário é aberto.

2.6.1. Mover/apagar um compromisso

2.6.1.1. Mover um compromisso

Você pode mover um compromisso para um outro horário/data selecionando o item e movendo para a data correta usando o 'Drag & Drop'. Se não estiver de acordo com a nova data, abra o compromisso (clicando duas vezes sobre ele ou com o botão direito escolha a opçãoOpen) e selecione uma nova data.

2.6.1.2. Apagar um compromisso

Para excluir um compromisso, clique com o botão direito do mouse no compromisso e use a opção Delete ou através do botão Del/Delete na barra superior do Webaccess.

2.7. Calendário Multi-usuário

Com o Calendário Multi-usuário é possível acessar o calendário de um outro usuário. Também é possível acessar vários calendários de outros usuários em uma única tela. Clique em Open Multi User Calendar para ir a essa exibição.

Nota

Essa característica não está disponível na versão Community do Zarafa.
Calendário Multi-usuário
Figura 2.33. Calendário Multi-usuário

2.7.1. Adicionando um usuário na linha de tempo

  1. Clique no botão Add User na barra superior. A janela do Catálogo de endereços será aberta.
    Linha de tempo
    Figura 2.34. Linha de tempo

  2. Clique sobre o usuário que será selecionado e clique no botão OK.
  3. O usuário será adicionado na linha do tempo e os compromissos serão carregados.

2.7.2. Excluindo um usuário da linha do tempo

Selecione o usuário clicando na caixa de verificação na frente de seu nome. Clique no botão Remove User na barra superior.

2.7.3. Carregando um grupo de usuários na linha do tempo

  1. Clique no botão Load Group... na barra superior. A janela dos grupos se abrirá, como mostrada em Figura 2.35, “Grupos de usuários”.
    Grupos de usuários
    Figura 2.35. Grupos de usuários

  2. Selecione um grupo na lista a sua esquerda e clique no botão OK.
  3. O grupo dos usuários será adicionado à linha do tempo e seus compromissos serão carregados por cada usuário.

2.7.4. Janela do Carregar grupo

A janela do Load Group pode ser aberta clicando sobre o botão Load Group na barra de ferramentas no Webaccess.
A janela consiste em duas listas. A lista à esquerda mostra os diferentes grupos que foram criados. A lista à direita mostra todos os usuários que são membros de um grupo particular, quando esse grupo foi selecionado a partir da lista à esquerda.
Para adicionar ou excluir um grupo ou usuário utilize, respectivamente, o botão de 'mais' ou de 'menos' do lado direito da lista. Lembre-se que é necessário selecionar um grupo antes de adicionar ou remover um usuário.

2.7.5. Mensagem de Sem Permissão

Quando se adiciona um usuário na 'linha do tempo' é possível que não tenha as permissões necessárias para criar compromissos em um calendário ou não tenha a permissão para ver os conteúdos das pastas todas juntas. Quando não existe a permissão para criar um compromisso, um ícone é acrescentado após o nome indicando. Quando não se tem o acesso a nenhuma parte do calendário, toda a linha do tempo'é marcada em vermelho e uma mensagem de aviso é mostrada.
Mensagem de Sem Permissão
Figura 2.36. Mensagem de Sem Permissão

2.7.6. Informação de Free/Busy cumulativa

A barra acima da linha do tempo contém também as informações de free/busy que são carregadas no Calendário multi-usuário. O barra também mostra se os compromissos estão definidos como Tentative, Busy ou Out of Office.
Informação de Free/busy para todos os convidados
Figura 2.37. Informação de Free/busy para todos os convidados

2.7.7. Criar ou excluir um compromisso

Para criar um compromisso é necessário um duplo clique sobre a linha do tempo do usuário que deseja criar um compromisso. Uma nova janela será aberta onde o compromisso poderá ser criado.
Para excluir um compromisso, é necessário primeiramente que abra o compromisso e em seguida clique na cruz vermelha.

2.7.8. Movendo compromissos

Pode-se mover um compromisso abrindo-o e mudando o horário de início. Na prática, a maioria dos usuários prefere fazê-lo usando o drag-and-drop. Para arrastar é necessário que clique com o botão esquerdo do mouse sob o compromisso e mantenha pressionado movendo-o na linha do tempo até o local desejado e posteriormente solte-o. Para auxiliar no posicionamento do compromisso, uma superposição em vermelho (see: Figura 2.38, “Arrastando os compromissos”) segue o mouse para indicar o nov local em que o item será colocado naquele momento.
Arrastando os compromissos
Figura 2.38. Arrastando os compromissos

Também é possível arrastar um compromisso para o arquivamento de outro usuário (caso possua as permissões necessárias para essa tarefa). Simplesmente mova com o mouse para onde deseja (a superposição em vermelho acompanhará quando possuir a permissão para criar em outro calendário).

2.7.9. Alterando o nível de zoom

É possível modificar o nível de zoom rapidamente sob a linha do tempo; basta alterar o nível de zoom na caixa suspensa no canto superior esquerdo do Calendário Multi-usuário. Essa alteração não é salva e voltará ao padrão (conforme o definido nas Preferências) na próxima vez que o Calendário multi-usuário for aberto.
Nível do Zoom
Figura 2.39. Nível do Zoom

2.7.10. Alterando o número de dias exibidos

Para alterar o número de dias que são mostrados na 'linha do tempo' e alterar o número de dias que são mostradas ao mesmo tempo (nível do zoom) é necessário abrir as Preferência. Na aba Calendário essas opções podem ser encontradas. Essas configurações serão utilizadas sempre que abrir o Calendário multi-usuário.

2.7.11. Procurar período de tempo

Para alterar o período em que é mostrado na 'linha do tempo' é possível usar os botões de Dia anterior/Próximo dia na barra superior. É possível também mover cada dia ou um período inteiro (um período é o número de dias que são carregados na 'linha do tempo') para atrás ou adiante.
Botões para alterar o período de dias
Figura 2.40. Botões para alterar o período de dias

2.8. Tarefas

Na pasta de tarefa existe uma lista de 'há fazer' (to-do) que podem ser criadas e gerenciadas. Siga os seguintes passos para criar uma tarefa.
  1. Selecione a pasta Tarefas.
  2. Use o botão Novo para criar uma nova tarefa. Uma janela com a nova tarefa será mostrada.
    Janela da nova tarefa
    Figura 2.41. Janela da nova tarefa

  3. Preencha os campos necessários. Os campos nesta janela são comparáveis com a janela de Novo compromisso.
  4. Use o botão Salvar para confirmar. A tarefa agora poderá ser achada no resumo das tarefas.
Outra maneira de fazer novas tarefas está disponível no Resumo das tarefas (imagem 39). A parte superior do Resumo das tarefas está com o campo assunto vazio. Digite uma tarefa diretamente no campo vazio e confirme com o botão 'ENTER' no teclado. Desta forma a criação de uma tarefa pode ser feita de maneira muito mais fácil e rápida.
Resumo das tarefas
Figura 2.42. Resumo das tarefas

2.8.1. Tarefas recorrentes

Tarefas recorretes
Figura 2.43. Tarefas recorretes

2.8.1.1. Adicionar/Trocar tarefas recorrentes

Somente o proprietário de uma tarefa pode mudar a tarefa em uma tarefa recorrente.
  1. Selecionando Recorrência no menu do diálogo de tarefas (veja Figura 2.41, “Janela da nova tarefa”) um novo pop-up com o diálogo de recorrência (veja Figura 2.43, “Tarefas recorretes”) é aberto.
  2. Selecione a frequêcia(Diário, semanal, mensal, anual de recorrência.
  3. Para especificar quando a tarefa se repete, faça o seguinte:
    • Repetir a tarefa em intervalos regulares: Clique nas opções apresentadas ao lado direito do Padrão de recorrência da tarefa nos intervalos específicos.
    • Repetir a tarefa no intervalo após a data em que for concluído: Clique em Reincidência e preencha o intervalo desejado.

Nota

Tarefas recorrentes aparecem uma de cada vez na lista de tarefas. Quando o usuário marca uma ocorrência da tarefa concluída, a próxima ocorrência aparece na lista.

2.8.1.2. Remover reincidência de uma terefa

  1. Abra a tarefa recorrente
  2. Clique em Reincidência no menu da janela de tarefas.
  3. Clique em Remover reincidência como mostrado emFigura 2.43, “Tarefas recorretes”

2.8.2. Solicitação de Tarefa

Além de criar tarefas para si mesmo, um usuário pode atribuir tarefas a outras pessoas, enviando-lhes um pedido de tarefa.
Solicitação de Tarefa
Figura 2.44. Solicitação de Tarefa

2.8.2.1. Atribuir uma tarefa a alguém

  1. Clique em Atribuir tarefano menu na caixa de diálogo de tarefas, como mostrado na imagemFigura 2.41, “Janela da nova tarefa”.Será mostrado o campo de solicitação de tarefas, como mostrado na imagem Figura 2.44, “Solicitação de Tarefa”
  2. Insira o e-mail do usuário no campo Para. O endereço do usuário também pode ser encontrado clicando no botãopesquisar nomes do menu através da Lista de Sugestões, que aparece ao começar a digitar o nome do usuário.
  3. Marque ou desmarque as opçõoes Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e Envie-me um relatório de status quando esta tarefa for concluída, conforme lhe for conveniente.
  4. Insere instruções ou informações sobre a tarefa no campo de mensagem.
  5. Clique em Enviar

Nota

Se uma tarefa recorrente é atribuída, uma cópia da tarefa é criada na lista de tarefas, porém esta não será atualizada. Se a opção Envie-me um relatório de status quando esta tarefa for concluída for selecionada, um reporte de status será recebido a cada vez que a tarefa for concluída.

2.8.2.2. Aceitar ou recusar uma solicitação de tarefa

  1. Abra a tarefa ou a soliçitação de tarefa
  2. Clique em Aceitar ou Rejeitar.

2.8.2.3. Reclamar a propriedade de uma tarefa recusada

  1. Abra a tarefa que contém o pedido de tarefa recusada
  2. Clique em Retornar para a Lista de tarefas

2.9. Contatos

As pastas de contatos possuem várias visualizações. É possível visualizar os contatos como um cartão de vista ou uma lista. É possível também alternar entre essas visualizações utilizando os botões na barra superior.
Para enviar um email diretamente para um destinatário, clique sob o contato com o botão direito do mouse e use a opção Enviar mensagem.
Usando as letras que estão do lado direito das pastas dos contatos é possível ver todos os contatos que iniciam com uma determinada letra.
Contatos
Figura 2.45. Contatos

2.9.1. Criando um novo contato

É possível criar um novo contato através do botão Novo na barra superior do Webaccess.
Na janela Novo contato preencha todas as informações sobre o contato antes de salvá-lo, apertando o botão Salvar.
Com a opção Privado no canto inferior direito, é possível ocultar o contato de outros usuários que tem acesso a sua pasta Contatos.

2.9.2. Detalhes dos Contatos

Desde Zarafa 6.30, o Webaccess fornece uma janela com informações detalhadas dos contatos. como mostrado em Figura 2.46, “Detalhes de um contato”
Detalhes de um contato
Figura 2.46. Detalhes de um contato

Dentro da janela de contatos, botões estão disponíveis ao invés dos títulos; clique em um botão e uma janela aparecerá com os detalhes do campo em questão. Nas figuras abaixo estão os detalhes dos campos Nome completo(Figura 2.47, “Detalhes do nome”), Número de telefone (Figura 2.47, “Detalhes do nome”) e Endereço.
Detalhes do nome
Figura 2.47. Detalhes do nome

Detalhes do telefone
Figura 2.48. Detalhes do telefone

Detalhes do endereço
Figura 2.49. Detalhes do endereço

Existem três opções para o campo de endereço (casa, empresa e outras). Para alternar entre esses endereços, use o menu que aparece ao clicar na pequena seta situada ao lado do campo de endereço. Neste menu, uma marcação é mostrada ao lado do tipo de endereço que contém a informação. Desta maneira é possível saber quais os endereços já foram inscritos.
Menu em cascata com a opção de escolher o tipo de endereço
Figura 2.50. Menu em cascata com a opção de escolher o tipo de endereço

Diferente tipos de campos para telefone estão agora disponíveis no Webaccess. Para alterar o tipo de telefone, utilize o menu que aparece clicando na pequena seta perto do campo número de telefone (Imagem 46). Ainda neste menu, uma marcação é mostrada ao lado do tipo de telefone que contém informações.
Menu para escolher o tipo do telefone
Figura 2.51. Menu para escolher o tipo do telefone

2.10. Listas de distribuição

Quando desejar usar uma lista de distribuição para enviar um email, você pode selecioná-la como contatos normais do catálogo de endereços (Inserindo os endereços nos campos Para, CC ouBCC. Observe que no Webaccess as listas de distribuição são automaticamente expandidas quando enviar um email.

2.10.1. Criando uma nova lista de distribuição

Selecione a pasta Contatos e escolha a opção lista de distribuição a partir do botão Novo. Será mostrada uma caixa de diálogo.
Nova lista de distribuição
Figura 2.52. Nova lista de distribuição

Com o botão Selecionar membros é possível selecionar os contatos no Catálogo de Endereços para adicionar à nova lista de distribuição. Com o botão Adicionar novo é possível criar um novo contato para acrescentar à lista de distribuição, indicando um nome e um e-mail.
Adicionar novo endereço
Figura 2.53. Adicionar novo endereço

Com o botão Remover é possível remover os contatos selecionados a partir da lista de distribuição. Para selecionar os contatos, basta clicar sobre eles na parte inferior da janela.
Observe que também é possível adicionar uma nota (comentário) para a lista de distribuição. Selecione a aba Notas e acrescente o comentário.

2.11. Pasta pública na pasta favorito

Para ter um atalho útil para as pastas públicas mais utilizadas, basta usar a pasta favoritos que está localizada na raiz das Pastas publicas. Para adicionar uma Pasta pública na pasta Favoritos, clique com o botão direito na pasta pública desejada e selecione Adicionar a pasta de favoritos. A janela Adicionar a pasta favoritos aparecerá.Você deverá Preencher um nome para a pasta favoritos (por padrão o mesmo nome será dado à pasta). Por padrão somente a pasta selecionada será inserido na pasta favoritos, sem subpastas (salvo indicação em contrário).
Adicionar para a pasta de favorito
Figura 2.54. Adicionar para a pasta de favorito

2.12. Regras

Quando desejar que o Webaccess organize o seu e-mail automaticamente quando ele chegar, basta utilizar as Regras. Com esta função, é possível configurar regras no servidor para mover/copiar mensagens para outras pastas, encaminhar a mensagem recebida para uma outra pessoa ou apagar diretamente a mensagem recebida. Quando uma mensagem é recebida as regras são aplicadas diretamente no servidor Zarafa de forma que o usuário não precisa estar conectado para que as regras sejão executadas.
Para criar e editar regras, primeiramente deverá abrir a janela das regras clicando no botão Regras na barra de menu. Este botão só está disponível quando existe uma pasta de e-mail selecionada.
Botão das regras
Figura 2.55. Botão das regras

A dialog as shown in Figura 2.56, “Janela com resumo das regras” is presented. In this dialog a user’s rules can be created, modified or deleted. It is also possible to change the order in which the rules are applied. To change the order of a rule select it and click the Up or Down button.
Quando desejar desativar uma regra, mas não excluí-la, basta desmarcar a regra clicando sobre a caixa de verificação na frente da regra. Somente as regras marcadas serão executadas após a chegada de novos e-mails. Quando terminar as configurações, clique no botão OK para salvar as alterações no servidor.
Janela com resumo das regras
Figura 2.56. Janela com resumo das regras

Para criar uma nova regra, clique no botão Novo da janela das regras. Como a janela mostrada na imagem 51. Esta é a mesma janela para modificar uma regra, bastando selecionar a regra e clicar sobre o botão Editar.
Adicionando/editando regras
Figura 2.57. Adicionando/editando regras

Na janela de adicionar/editar regra é possível digitar uma breve descrição da regra no campo Nome da regra. É possível também identificar a regra por este nome na janela de regras. Em seguida, insira os critérios para a nova regra. Pode determinar uma regra pelo o remetente do e-mail recebido, por uma parte do assunto, pela a sua prioridade, por qual e-mail estiver no campo Para ou se o e-mail foi enviado apenas para você. É possível também combinar todos esses critérios para obter uma melhor adequação dessa regra criada. É possível utilizar os botões na frente dos campos para abrir o Catálogo de endereços e selecionar um endereço de e-mail.

Importante

Todos os critérios preenchidos devem ser combinados com o e-mail para que a regra funcione.
Observe que, embora seja possível combinar as duas opções enviado para e enviada apenas para mim, é possível que não funcione normalmente. Pois eles podem se contradizer.
Assim, o recurso deve ser escolhido. Este fala por si. Quando seleciona a ação mover/copiar, é necessário especificar a pasta de destino clicando sobre o texto sublinhado. Isto irá abrir a lista de pastas onde deverá selecionar uma pasta.
Finalmente, feche esta janela clicando no botão OK. Para salvar a regra, você deve fechar a janela de Regras clicando em OK.

2.13. Preferências

O botão de configurações se encontra no canto inferior direito do Zarafa WebAccess, à esquerda do botão de encerrar. Ao clicá-lo uma caixa de diáloogo será aberta. A janela da caixa de diálogo contém 6 abas,As seções a seguir abordam cada uma das guias.

2.13.1. A aba de "Preferências"

Configurando as preferências
Figura 2.58. Configurando as preferências

  • Língua padrão.
  • Cor do Tema por enqquanto somente prata, Branco e Azul estão disponíveis.
  • Terminar sessão automaticamenteUtilize esta opção quando pretende aumentar a segurança da sessão aberta no Webaccess. Automaticamente a sessão será finalizada se não houver utilização por um determinado período de tempo.
  • Pasta inicial:Define a pasta que é exibida no momento que se acessa o Webaccess.
  • Número de itens exibidos por página.
  • Painel de leitura visível: Define se e quando o painel de visualização de e-mails devem ser localizados. Escolha uma das opções.
  • Checagem de novo e-mail, por padão o Web Access irá verificar a cada 5 minutos se um novo e-mail chegou na caixa postal.
  • Confirmação de leitura Marque essa opção para enviar todos os e-mails com confirmação de leitura.
  • Editar delegação... irá abrir uma janela para a escolha quais usuários estão autorizados a ser delegados do usuário atual. As pessoas delegadas estão autorizados a abrir a conta do usuário atual, e enviar mensagens --- e-mails ou solicitações de reunião (ou resposta a solicitações) -- em seu nome.
  • Atualizar resultados a cada (X) segundos: Define a frequencia em que os resultados de pesquisas avançadas devem ser atualizados.

2.13.2. A aba "Compor mensagem"

Preferências: Composição de e-mail
Figura 2.59. Preferências: Composição de e-mail

  • Endereço de resposta: Define o endereço para o qual o destinatário de um e-mails vai enviar resposta ao responder a uma mensagem.
  • Compor e-mail nesse formato: Define o padrão de cada novo e-mail como Texto simples ou HTML (formatação elaborada).
  • Fechar a mensagem original ao responder ou encaminhar; quando se dá um duplo clique em um e-mail da lista de exibição, aparece uma janela mostrando a mensagem. Com esta opção habilitada esse diálogo será fechado quando as opções responder ou encaminhar são selecionadas.
  • Confirmação de leitura: Marque essa opção para enviar todos os e-mails com confirmação de leitura.
  • Salvar os e-mails não enviados - ... minutos.; determina quando salvar e-mails não enviados.
  • Posição do cursor ao responder a uma mensagem, por onde começar a digitação de texto ao responder a uma mensagem em um e-mail.
  • Definir endereços de e-mail do remetente: Determina quais são os endereços que podem ser usados ​​como remetentes no campo DE ao enviar um e-mail. Use a tecla ‘+’ e no lado direito para adicionar um endereço; para remover um endereço selecione-o e clique o botão ‘-’. Enquanto estiver escrevendo o email, o endereço do remetente o pode ser selecionado no menu em cima do campo Para --- este menu contém os endereços definidos nessa configuração.
Configurando e-mail do remetente
Figura 2.60. Configurando e-mail do remetente

  • Editar assinatura...: abre a janela de onde assinaturas de e-mail --- para novos e-mails ou respostas e encaminhamentos --- são gerenciados. Veja Figura 2.61, “Assinatura em HTML”
    Assinatura em HTML
    Figura 2.61. Assinatura em HTML

2.13.3. A aba "Ausente"

Nessa opção o usuário pode marcar a si próprio como "dentro" ou "fora" do escritório. Nessa guia o usuário também pode configurar uma resposta-automática a ser enviada automaticamente em resposta a todas as mensagens recebidas.
Para evitar que várias mensagens automáticas sejam enviadas para um mesmo distinatário, por conta dessa funcionalidade, somente uma resposta é enviada por dia para cada endereço de e-mail específico.

2.13.4. A aba "Calendário"

  • As opções Iniciar dia de trabalho e Encerrar dia de trabalho servem para especificar o intervalo do dia que se configura como "dia de trabalho".
  • Tamanho vertical: Define o tamanho vertical do calendário. As pessoas que desejam telas de exibição muito grandes devem defini-la como Grande.
  • Resolução do calendário: Define o menor grau de alinhamento dos compromissos.
  • Lembrete padrão, define se lembretes são adicionados em compromissos por padrão, e se, quanto tempo antes do início do compromisso o lembrete deverá ocorrer. Essa configuração padrão poderá ser modificada em cada compromisso.
As opções a seguir referem-se ao Calendário Multi Usuário:
  • Número de dias mostrados: Define o número de dias a serem exibidos bem como o padrão de zoom do calendário.
  • Número de dias carregados: Define o número de dias a serem carregados. Quando esse número é grande o Número de dias mostrados, sendo portanto necessário usar a barra de rolagem para poder visuálizar os demais dias.

2.13.5. A aba "Livro de Endereços"

  • Pasta/livro de endereços padrão: Determina a pasta de "Livro de endereços" que devem ser usada como padrão em todo o WebAccess Zarafa.

2.13.6. A aba "Atalhos"

Nesta aba a funcionalidade de usar atalhos do teclado pode ser ativada ou desativada. Também estão listados todos os comandos de atalhos de teclado disponíveis.

2.14. Extensões para Firefox

Devido ao fato da Zarafa WebAccess ser uma aplicação web, não é possível que ele realize todas as funcionalidades que um aplicativo nativo pode. Para superar esse obstáculo o Zarafa lançou duas extensões para o navegador Mozilla Firefox, já que a maioria dos nossos clientes usam esse navegador totalmente open source.
Atualmente a Zarafa disponibiliza essas duas extensões em seu website:

2.14.1. Extensão de 'Drag and Drop' para anexos no Zarafa

Ao instalar esse 'plug-in' é possível arrastar e soltar arquivos em um novo e-mail, a fim de anexá-los. É possível arrastar e soltar um único arquivo ou uma seleção de vários arquivos.
Desde a versão 6.40.4 do Zarafa este plug-in também permite que mensagens sejam arrastados e soltos para o desktop. Essa função pode ser usada para selecionar uma ou mais mensagens e então arrastar o ícone de envelope para seu desktop.

Nota

Desde a versão 6.40.5, esse complemento não está mais incluído nos pacotes do Zarafa. Ele pode ser instalado a partir do site de complementos do Mozilla Firefox. O endereço é https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/zarafa-dragndrop/.
Arrastar mensagens para o ícone do desktop
Figura 2.62. Arrastar mensagens para o ícone do desktop

2.14.2. Extensão para notificação de novo email Zarafa

O 'zarafa-mail checker' é uma extensão que permite aos usuários controlar as suas mensagens recebidas no Webaccess sem a necessidade de abrir o Ms Outlook. Um ícone do Zarafa estará presente no canto inferior direita do navegador Firefox e informará ao usuário sobre novos e-mails recebidos . Um duplo clique no ícone que irá redirecionar o usuário diretamente ao Webaccess.

2.14.2.1. Preferências

Clique com o botão direito sobre o ícone da extensão do Zarafa e as configurações serão acessíveis. Como mostrado em Figura 2.63, “Configuração da extensão Zarafa Mail-checker”
Configuração da extensão Zarafa Mail-checker
Figura 2.63. Configuração da extensão Zarafa Mail-checker

É possível ativar ou desativar este 'plugin'.
É necessário preencher o endereço web do Webaccess e nome do usuário.
As configurações avançadas permite ao usuário personalizar o 'plug-in' alterando o intervalo de tempo para verificação novas mensagens e ativar/desativar as notificações de novos e-mails. Também é possível especificar onde o Webaccess deve ser aberto quando clicar duas vezes sobre o ícone Zarafa e ativar/desativar o login automático no Webaccess.

2.15. Opções avançadas do Webaccess

2.15.1. Webaccess como cliente padrão de e-mail

Desde Zarafa versão 6.20 é possível definir Webaccess como o cliente de e-mail padrão. Abaixo estão três exemplos para definir Webaccess como o cliente de e-mail padrão quando o usuário clica em um link contendo a opção 'mailto':

2.15.2. Exemplos Windows

No Windows (para todos usuários):
Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client]
@="Zarafa Web Client"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols]

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto]
"URL Protocol"=""

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell]

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open]

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell]

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open]
@="Zarafa Web Client"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto]
"EditFlags"=hex:02,00,00,00
"URL Protocol"=""
@="URL:MailTo Protocol"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell]

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell\open]

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Classes\mailto\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"
No Windows (somente para o usuário logado):
Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client]
@="Zarafa Web Client"

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols]

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto]
"URL Protocol"=""

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell]

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open]

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\Protocols\mailto\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell]

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open]
@="Zarafa Web Client"

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\Zarafa Web Client\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto]
"EditFlags"=hex:02,00,00,00
"URL Protocol"=""
@="URL:MailTo Protocol"

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\DefaultIcon]
@="%windir%\\zarafa.ico"

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell]

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell\open]

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Classes\mailto\shell\open\command]
@="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler http://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>/index.php?action=mailto&to=%l"

2.15.2.1. Instalando no arquivo .reg:

  1. Abra o arquivo em um editor como o Notepad.
  2. Inserir a chave de registro desejado, <ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>. Subistitua pela url do seu Zarafa WebAccess.
  3. Clique em Iniciar > Executar e digite o comando regedit e aperte OK.
  4. Importe a chave de registro recém-criada.
  5. No Ms Outlook 2003/2007 vá em Ferramentas > Opções > Outras > e desmarque a opção Tornar o Ms Outlook o programa padrão para E-mails, Contatos & Calendário.
  6. Clique em Iniciar > Executar e digite o comando %windir% e aperte OK. Isto abrirá uma janela com a pasta padrão do Windows.
  7. Copie e cole o arquivo zarafa.ico nesta pasta. No servidor o ícone pode ser encontrado na pasta: /webaccess/client/layout/img/favicon.ico.

2.15.3. Exemplo no linux

  1. Faça um novo script com o nome de mailto.sh.
  2. Coloque as seguintes linhas abaixo no arquivo:
    #!/bin/bash
    
    ADDRESS=`echo $1|cut -f 2 -d : -`
    
    # Logs this to syslog... just helps to make sure it is working properly
    logger "Opening Zarafa mail client, addressed to $ADDRESS"
    
    firefox "http://<SERVER>/<USER>/webaccess/index.php?action=mailto&to=$ADDRESS"
  3. Substitua o endereço do seu servidor por http://<SERVER>/<USER>/mailto/.
  4. Salve o arquivo em /home/seunomedeusuário/, e execute o comando 'chmod uog+rwx mailto.sh' no diretório dentro do console.
  5. Agora, digite gnome-default-applications-properties no console ou vá emSystem > Preferences > More Preferences > Preferred Applications.
  6. Em 'mail reader' modifique o caminho para o arquivo mailto.sh. O caminho deve ser /home/seunomedeusuário/mailto.sh %s.

2.15.4. Adicionando Zarafa WebAccess como processador do arquivo malito no Mozilla Firefox.

No Firefox, ao clicar em uma URL do endereço de e-mail (um endereço mailto) o navegador tentará abrir um cliente de email. O Mozilla Firefox tem uma lista de clientes de correio que podem ser usados como padrão. Para usar o Zarafa WebAccess para processar URLs mailto no Firefox, siga os seguintes passos:
  1. Digite about:config na barra de endereços do navegador e pressione e tecla "Enter". Ignore o aviso de garantia.
  2. Insira gecko.handlerservice no campo de filtro de pesquisa.
  3. Dê um duplo-clique em gecko.handlerService.allowRegisterFromDifferentHost. Isso irá alterar o status de Falso para Verdadeiro.
  4. Cole esse codigo na barra de endereços substituindo https://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS> com a URL usada para acessar a instalação do Zarafa WebAccess (normalmente a URL usada para se conectar ao Zarafa WebAccess) e pressione a tecla "Enter":
    javascript:window.navigator.registerProtocolHandler("mailto","https://<ZARAFA_WEBACCESS_ADDRESS>?action=mailto&url=%s","Zarafa WebAccess")
  5. Abaixo da barra de endereço aparecerá uma mensagem perguntando se o Zarafa WebAccess deve ser adicionado como aplicativo padrão para lidar com links do mailto. Clique no botão Adicionar aplicativo.
  6. Ná próxima vez que um link mailto for clicado, uma janela vai aparecer permitindo que o cliente de email preferido possa ser escolhido. Selecione o Zarafa WebAccess, selecione Lembra minha escolha para links malito, e clique em OK.
A partir de agora o Zarafa WebAccess será usado todas as vezes que um link "malito" for clicado no Firefox. É necessário que um usuário esteja conectado para que tudo funcione sem problemas.

2.16. Peculiaridades

2.16.1. Especifico para o Firefox

Desde a versão 4.0 do Firefox algumas mensagens poderão abrir na janela principal invés no diálogo da mensagem. Isso poderá causar confusões porque aparentemente o navegador não está respondendo mais. Para reverter este comportamento a configuração do Firefox deverá ser alterada. Para realizar este procedimento, abra uma nova aba ou janela do Firefox e digite about:config no campo do endereço. Aplique um filtro em prompts para localizar a opção correta. Modifique o valor do prompts.tab_model_enabled de true para false. Apos este procedimento os pop-up serão abertos novamente em novas janelas.

Capítulo 3. Separate WebApp manual

Nota

Zarafa WebApp has moved to its own WebApp User Manual and is no longer part of the general User Manual.

Capítulo 4. Configurar Outlook (usando o cliente Zarafa para Windows)

4.1. Instalação do cliente Outlook

There are two requirements that must be fulfilled prior to installing a Zarafa workspace. First, Outlook 2003 or higher is needed, and second, the user must be created on the Zarafa Server.
Os seguintes passos são necessários para instalar o ambiente de trabalho Zarafa:

Nota

Recomenda-se ter os mais recentes Service Packs e patches de segurança instalados.

4.1.1. Instalando o cliente

Para instalar o Cliente Zarafa para Windows, assegure-se que o Ms Outlook esteja definido como cliente de e-mail padrão: Painel de controle > Opções da Internet> Programas. Então coloque o CD do Zarafa no drive e aguarde o início automático do CD e escolha a opção Windows Client. Ou, caso tenha baixado o arquivo zarafaclient.msi de outra fonte, dê um duplo clique no mesmo.

Nota

Com a versão 5.10, o Zarafa está introduzindo um instalador MSI para o cliente Zarafa ao invés de um instalador '.exe'. Se você estiver atualizando a partir de uma versão anterior a 5.10, aconselhamos a remover o cliente Zarafa mais antigo antes de executar o novo instalador MSI. Se o antigo cliente não for removido, dois clientes Zarafa serão visíveis na lista de software no Windows.

Nota

As versões 5.xx do cliente Zarafa não são compatíveis com as versões 6.xx do servidor Zarafa. Com a versão 6.00, você será perguntado, durante a instalação, se pretende atualizar os arquivos existentes. Selecione esta opção se não for mais necessário conectar-se a um servidor Zarafa 5.2x.

4.1.1.1. Instructions for Outlook 2003.

Create a new mail profile in Outlook 2003:
  1. Vá em Painel de Controle > Mail > Show Profiles....
  2. Clique em Add... e preencha um nome para o perfil, por exemplo Zarafa. Clique em OK.
Add a Zarafa Server to this profile:
  1. Escolha Create a new mail account e clique em Next na janela que aparece após adicionar o perfil (ou após escolher Email Accounts… no MS Outlook ou na configuração da conta).
  2. Escolha a última opção (Extra server types) e clique em Next >, escolha Zarafa 6 Server > e clique em Next.
  3. A janela mostrada à direita irá aparecer.
  4. Preencha o endereço do servidor no campo Server.
  5. Opcionalmente: escolha conexões HTTPS onde estiverem disponíveis.
  6. Preencha os dados de nome do usuário no campo Username e senha no campo Password.
  7. Escolha o tipo de conexão, existem 3 possibilidades diferentes:
  8. Clique no botão OK duas vezes para fechar as janelas.

4.1.1.2. Instructions for Outlook 2007 and higher

  1. Vá em Control Panel > Mail> Show Profiles...
  2. Clique em Add... e preencha o campo com um nome, por exemplo Zarafa. Clique em OK.
  3. Selecione a opção Manually configure server settings or additional server types e clique em Next.
  4. Selecione Other e escolha a opção Zarafa Server. Clique em Next.
  5. Preencha o endereço do servidor no campo Server.
  6. Opcionalmente, escolha conexões HTTPS onde estas estiverem disponíveis.
  7. Preencha os dados de nome do usuário no campo Username e senha no campo Password.
  8. Clique em OK. As pastas pessoais do usuário e as pastas públicas aparecerão armazenadas no Outlook depois de adicionar o servidor desta forma.
  9. Clique em Finish para encerrar a configuração do perfil.

Importante

The Zarafa account has to be the default account in the Outlook profile. It’s not possible to have the Zarafa account as secondary account and use as primary account for example an IMAP account.

4.1.2. Iniciando o Ms Outlook

  1. Inicie o Ms Outlook e tenha certeza que o perfil foi adicionado e está sendo utilizado.
  2. Isso pode ser verificado em Control panel > Mail > Profiles..., na parte inferior da caixa de diálogo.
  3. A caixa postal privada do usuário configurado e as pastas públicas aparecerão armazenadas no Ms Outlook.

4.2. Tipo de conexão Outlook

Por padrão, o Ms Outlook tem uma conexão permanente ao servidor Zarafa e não armazena as pastas e itens no disco rígido local. Com o Zarafa 6.00 é possível sincronizar todos os seus dados privados do Ms Outlook para o seu disco rígido local. Assim o acesso a seu e-mail, contatos e calendário é mais fácil, caso não possua no momento uma conexão com a rede. Esta funcionalidade somente está disponível se o armazenamento offline estiver habilitado (veja os tipos de conexão abaixo).
As três opções abaixo estão disponíveis para realizar a conexão com o servidor:Online, Detect at startup e Cached Zarafa mode. Elas serão descritas nas seções a seguir.

4.2.1. Online

O tipo Online funciona da mesma maneira que nas versões anteriores do Zarafa. Quando uma conexão de rede com o servidor estiver disponível, é possível iniciar o Ms Outlook. Entretanto, quando a conexão à rede não estiver disponível, não será possível acessar seu e-mail, agenda e contatos.

4.2.2. Detect at startup

Com a conexão 'Detect at startup' o Ms Outlook verifica na sua inicialização se o servidor pode ser alcançado. Quando o Ms Outlook tem uma conexão com o servidor Zarafa todos os seus itens serão sincronizados para o seu armazenamento offline. Quando a conexão de rede for perdida, o Ms Outlook não irá mudar automaticamente para o seu armazenamento offline. É necessário reiniciar o Ms Outlook para alternar para o armazenamento offline.
Quando o Ms Outlook for iniciado e não houver conexão de rede disponível, o Ms Outlook mostrará uma janela e perguntará se deseja trabalhar offline.

Nota

Sempre que o modo “_Detect at startup_” optar por trabalhar offline, o funcionamento da sessão se dará conforme descrito abaixo em Seção 4.2.3, “Cached Zarafa Mode”. Caso o “_Detect at startup_” opte por trabalhar online, o funcionamento da sessão se dará como descrito acima na Seção 4.2.1, “Online”.

4.2.3. Cached Zarafa Mode

O terceiro tipo de conexão é o Cached Zarafa Mode. Esse tipo é semelhante ao modo de cache do Ms Exchange. Se selecionar este tipo, o modo de armazenamento será sempre offline. Quando houver uma conexão de rede disponível, todos os itens do usuário serão sincronizados para o armazenamento offline. Na primeira vez em que configurar o perfil no Ms Outlook é necessário ter uma conexão com o servidor Zarafa. Após o perfil ser criado e ser possível iniciar o Ms Outlook, todas as suas pastas e itens serão sincronizados.

Importante

Favor considerar as limitações do uso de armazenamento offline tal como descrito em Seção 5.1.2, “Limitações ao se trabalhar offline”.

4.2.4. Qual o melhor tipo de conexão para escolher?

Tabela 4.1. Opções de tipo de conexão
Tipo de usuário Topo do perfil Zarafa
Usuário que trabalha sempre no mesmo computador no escritório
Online
Usuário que utiliza perfis e registros móveis em diferentes PC's no escritório
Online
Usuário que trabalha com um computador fixo e que realiza uma conexão remota sob uma conexão lenta com a internet
Cached Zarafa Mode
Utilizador com um laptop que está maior parte do tempo no escritório
Detect at startup
Usuário com um laptop que está sempre fora do escritório
Cached Zarafa Mode
Usuário que trabalha em um Terminal Server
Online

4.3. Configurações Avançadas

Desde a versão 6.20 são introduzidas duas novas configurações a fim de melhorar a conexão com o servidor Zarafa.
Configurações de conexão
Figura 4.1. Configurações de conexão

4.3.1. Configurações de Proxy

Se o servidor Zarafa somente for acessível através de um servidor proxy, é possível inserir as informações do servidor proxy nas configurações do cliente.

4.3.2. Outras configurações de conexão

Duas outras configurações de conexão podem ser configuradas:
Compression: Desmarque esta opção se a compressão não for necessária. Esta opção é ativada por padrão.
Servier Connection Timeout: Dependendo da qualidade de sua conexão, é possível alterar o tempo limite para a conexão com o servidor Zarafa. O padrão é 30 segundos.

4.4. Pastas públicas favoritas

To have a useful shortcut to the most used public folders use the Favourite folder that can be found under the public folders tree. In order to add a folder to the Favourite folder, right click on a public folder and select Add to Zarafa favourite folder. In Outlook 2007 the Add to Favourites window will appear. In Outlook 2003 the shortcut will be added directly in the favourites folder.
Por padrão, somente a pasta selecionada sera adicionada na pasta Favourites —  sem as sub-pastas. É necessário especificar as sub-pastas caso queira que as mesmas sejam adicionadas à pasta favoritos.
Adicionando à janela de favoritos (Office 2007)
Figura 4.2. Adicionando à janela de favoritos (Office 2007)

Capítulo 5. Usando o cliente Zarafa para Outlook

O Cliente Zarafa para Outlook não muda significativamente o modo de trabalho do Ms Outlook. No entanto, existem alguns recursos extras disponíveis no Ms Outlook quando se utiliza um servidor Zarafa.

5.1. Trabalhando Offline

Depois de iniciar o Ms Outlook com a opção Cached Zarafa Mode ou Detect at startup, estará disponível no Ms Outlook um plugin extra para a sincronização. Clicando no botão Synchronise será mostrada a progressão da sincronização com o servidor Zarafa.
Botões do plugin de sincronização
Figura 5.1. Botões do plugin de sincronização

É possível agendar a hora para sincronizar clicando no botão Configure.
Quando iniciar a sincronização pela primeira vez, o primeiro item a ser sincronizado será o 'Catálogo de endereço global' (Global Address Book).
Após o Catálogo Global de Endereços tiver sido sincronizado, a Caixa de Entrada estará sincronizada. Os mais recentes emails serão sincronizados primeiro.
Durante a sincronização inicial, não será recebida nenhuma nova mensagem. As novas mensagens serão recuperadas depois que a primeira sincronização estiver concluída ou depois de reiniciar o Ms Outlook durante a sincronização. Entretanto, o envio de um novo e-mail durante a sincronização será feito imediatamente.

5.1.1. Enviando e-mail durante o uso 'Offline'

Quando o email é enviado durante o uso offline, o email será mantido na Caixa de Saída. Para enviar o email quando a conexão com o servidor for recuperada, o botão Send & Receive tem que ser selecionado.
Esta ação pode ser agendada configurando as definições Send & Receive:
Configurações de 'Enviar e Receber'
Figura 5.2. Configurações de 'Enviar e Receber'

5.1.2. Limitações ao se trabalhar offline

Pontos importantes sobre a opção 'Offline':
  • Na atual versão, não é possível sincronizar as pastas favoritas da Pasta Pública ou delegar caixas de correio.
  • Pastas Públicas e caixas postais delegadas serão abertas diretamente à partir do servidor, como no modo Online do Zarafa, não estando, então, disponíveis enquanto se trabalha offline.
  • A sincronização completa de uma caixa de correio de 1000Mb levará cerca de 1 hora quando conectada ao servidor Zarafa em uma rede de 100Mb/s.
  • No modo Offline não é possível abrir caixas postais compartilhadas ou realizar as configurações de segurança nas pastas.
  • No modo 'Cached Mode' o botão Open other user’s folder é desativado.
  • No momento, somente é possível abrir caixas postais e calendários compartilhados através do botão Open shared folders ou através do botão Open a shared calendar na sessão de calendário do Ms Outlook.
  • Se não for possível abrir a Pasta Pública após ficar offline, a sessão não está disponível no servidor. Para abrir a pasta pública novamente, é necessário reiniciar o Outlook para para configurar uma nova sessão.

5.2. Gerenciamento de pastas

5.2.1. A criação de uma pasta pública

Por padrão, todo usuário é capaz de criar pastas e itens nas pastas públicas. No entanto, as permissões sobre estes novos itens são definidas para que uma nova pasta somente possa ser lida por outros usuários.
Para permitir que outros escrevam na pasta, é necessário configurar as permissões corretamente; por exemplo, permitir escrever e apagar pelo grupo 'Todos'. (Veja 'Compartilhando pastas').

5.2.2. Compartilhando as pastas (configurando as permissões)

A estrutura de permissões foi construída com flexibilidade em mente. É possível definir permissões para cada pasta. Cada pasta herda as permissões da pasta em que está alocada. E cada item herda as permissões da pasta na qual está contida.
Antes de uma pasta poder ser adicionada e visualizada por outros usuários, as permissões têm que ser configuradas corretamente.
Para conseguir isto, clique com o botão direito em uma pasta e selecione Properties.
Botão de propriedades da pasta
Figura 5.3. Botão de propriedades da pasta

Definindo as permissões da pasta
Figura 5.4. Definindo as permissões da pasta

Na janela que aparece, é possível escolher configurações diferentes em relação às propriedades da pasta. A última aba contém as definições de permissões.
No topo está uma lista com os usuários e as permissões que foram estabelecidas. Depois de selecionar um usuário, os direitos podem ser selecionados na parte inferior. Escolher um perfil da lista é mais fácil selecionando automaticamente as configurações utilizadas com mais frequência.
Os usuários podem ser adicionados e removidos com os dois botões abaixo da lista de usuários.
Por exemplo, para dar ao usuário Peter direitos para ler e escrever nos itens de uma pasta, primeiro clique em Add.... Depois selecione Peter e clique em OK, assim o usuário Peter aparecerá na lista. Depois disto, as caixas de verificação dos direitos poderão ser marcadas; para permitir leitura e escrita basta marcar All nas opções Read itens e Edit itens.
Tabela 5.1. Explicação das permissões
Permissões Descrição
Criar itens
O usuário pode criar itens
Ler itens
O usuário pode ler itens
Editar todos os itens
O usuário pode editar todos os itens
Editar próprios itens
O usuário pode editar somente os próprios itens
Excluir todos os itens
O usuário pode excluir todos os itens
Excluir os próprios itens
O usuário somente pode excluir os seus próprios itens
Criar sub-pastas
O usuário pode criar sub-pastas
Pasta visível
O usuário pode visualizar a pasta
Permissões da pasta
O usuário pode modificar as permissões na pasta

If there are no check boxes selected for a user, then denying permissions are in effect and the user can not access the folder. When no permissions are set on the folder, the folder one level higher is checked for the set ACLs.

Nota

Permissions that apply to the user are cumulative, meaning that the user will receive the sum of the permissions that apply to his or her user account and groups of which the user is a member.
Por padrão, os usuários tem apenas as permissões de ler/escrever em suas próprias pastas e de criar pastas e itens nas Pastas Públicas.
O proprietário é salvo com cada item. Desta forma, dependendo das permissões configuradas, só é permitido ao usuário remover os seus próprios itens e não itens que pertençam a outros usuários. O proprietário de uma caixa postal poderá sempre editar ou excluir todos os itens em sua caixa, independentemente do proprietário dos itens.
É possível atribuir direitos administrativos para os usuários, os quais então terão acesso a todo o sistema Zarafa. Estes administradores têm a capacidade de alterar as permissões em pastas públicas e as pastas de cada usuário no sistema. Além disso, cada pasta ou item poderá ser acessado por um administrador.

5.2.3. Adicionando ou abrindo pastas compartilhadas por outros usuários

Para adicionar as pastas compartilhadas de outros usuários e ser capaz de escrever ou ler à partir delas, as seguintes etapas deverão ser executadas:
  1. Clique no Ms Outlook em File e Open Shared Folders....
    Menu Arquivo
    Figura 5.5. Menu Arquivo

  2. Escolha na janela o usuário e a tipo de pasta a ser aberta, em seguida clique em OK.
    Seleção de usuário e pasta
    Figura 5.6. Seleção de usuário e pasta

Se a Caixa de Entrada for escolhida (permanente), então não somente uma pasta será aberta, mas uma caixa de mensagens extra será acionada na lista de pastas do Outlook. Esta pasta aparecerá em uma janela separada do Outlook com as pastas descritas como (temporárias).
Somente será possível ler ou escrever nesta pasta após o proprietário ter dado o direito a fazê-lo. Veja os parágrafos anteriores sobre configuração de permissões.

5.2.4. Adicionando e removendo caixas postais de outros usuários Zarafa

Com o intuito de remover as caixas postais (chamadas também de stores) que foram adicionados à lista de caixas de correio na lista de pastas do Ms Outlook, o usuário deve fazer o seguinte:
  1. Clique com o botão direito do mouse na caixa postal que deseja remover:
    Seleção de propriedades de pasta
    Figura 5.7. Seleção de propriedades de pasta

  2. Selecione Propriedades > e clique em Avançado…> selecione a aba Avançado na janela do servidor Zarafa.
    Janela do servidor Zarafa
    Figura 5.8. Janela do servidor Zarafa

  3. Clique Remove para remover ou em Add para adicionar uma caixa postal.
Após clicar em Add, selecione um usuário para adicionar o armazenamento dele e deixar que a caixa postal apareça na lista de pastas do Ms Outlook.

5.3. Searching in Outlook

A search executed in Outlook will query the database of zarafa-search (zarafa-indexer in Zarafa 6.40.x - 7.0.x). To enhance the search results Outlook will divide certain words in individual tokens, depending on the language set in the language bar of Windows.
For example: searching for the word Sauermann or Dauermann in a German system. These words will be split into mann and Sauer/Dauer. In a Dutch system the name Timmermans will be split to mans and Timmer.
To only search for the whole word the search-term has to be endorsed in angle brackets ( < and >).

Nota

The same accounts for hyphenated words like part-time. Searching for this will give all results matching either part or time. Only searching for <part-time> will give only results matching both words.

5.4. Restaurando itens excluídos

Pelo fato do Zarafa utilizar um sistema chamado de 'Soft Delete', é possível restaurar itens que foram removidos pelo usuário. Isto pode ser feito selecionando Tools> Recover Deleted Items.
Recuperando itens excluídos
Figura 5.9. Recuperando itens excluídos

Selecione os itens que pretende recuperar e clique no botão Restore para recuperar os itens para a pasta de onde foram removidos. A maioria dos itens serão restaurados para a pasta Deleted Items.
Selecionando Delete, os itens serão realmente removidos do servidor e não será mais possível recuperá-los. O servidor tem uma vida útil para estes itens, de forma que após um determinado período de tempo os itens serão removidos automaticamente.

5.5. Atualizações de Disponível/Ocupado

Quando você cria novos compromissos no seu calendário, o cliente Zarafa irá atualizar as suas informações de Disponível/Ocupado. Essa atualização irá ocorrer algum tempo depois de criado o compromisso ou no momento que fechar o Ms Outlook. Outros usuários não irão ver diretamente esta alteração de Disponível/Ocupado.
Quando se cria um compromisso é possível também convidar outros usuários. Se adicionar outros usuários, a visão global será atualizada para mostrar os horários de Disponível/Ocupado do usuário, tornando o planejamento de um novo compromisso mais fácil.
Para utilizar os horários de Disponível/Ocupado, os arquivos públicos no servidor Zarafa deverão estar disponíveis. Todos os horários de Disponível/Ocupado serão armazenadas em uma pasta invisível nos arquivos públicos. Se um usuário ainda não realizou o login no Ms Outlook ou Webaccess e não criou um item na agenda, os horários de Disponível/Ocupado não estarão disponíveis.

5.6. Recursos

Através do 'Recursos', é possível verificar a disponibilidade de maneira fácil de salas de reunião, projetor, carros ou outros objetos de uso comum na empresa. Os recursos são alocados por meio de solicitações de reunião.
As etapas a seguir mostram como alocar um recurso:
  1. Crie um novo compromisso no Ms Outlook.
  2. Abra a aba Scheduling.
    Informações de Livre/Ocupado
    Figura 5.10. Informações de Livre/Ocupado

  3. Adicione o nome do recurso ou selecione-o à partir do catálogo de endereços global.
  4. Mude o ícone Required attendee para Resource or Equipment.
    Selecione a opção *Resource*
    Figura 5.11. Selecione a opção Resource

  5. Adicione os outros participantes que irão participar do compromisso.
  6. Selecione um espaço de tempo livre através dos horários de disponível/ocupado e envie o convite aos outros participantes.
  7. Se o recurso estiver disponível neste intervalo de tempo, um pop-up mostrará que o recurso foi reservado com sucesso.
    Pop-up depois que o recurso foi reservado com sucesso
    Figura 5.12. Pop-up depois que o recurso foi reservado com sucesso

  8. Se o recurso não estiver disponível, escolha um horário diferente (livre) para reservar.

Nota

Quando planejar a utilização de um recurso por todo o dia, certifique-se que a reserva do recurso esteja marcada como Busy ou Out of Office após a sua reserva. Por padrão, todos os eventos marcadados para o dia todo são definidos como livres e não são visíveis como Disponível/Ocupado.

5.7. Assistente Out of Office

  1. Certifique-se que a pasta atualmente aberta pertença ao store para a qual uma mensagem de auto-resposta deva ser definida.
  2. No menu do MS Outlook, clique em Tools e em Out of Office Assistant.
  3. Nessa janela é possível definir uma mensagem de resposta automática, assim como ativá-la ou desativá-la.
Na primeira vez que o Ms Outlook for reiniciado, ele irá assumir que a mensagem de ausência temporária não é mais necessária e mostrará um pop-up perguntando se deseja desativar a mensagem de resposta automática novamente.
Esta mensagem é a mesma que aquela que pode ser definida com o Webaccess.

5.8. Regras

Selecione a caixa de entrada para a qual regras devam ser criadas, clique no menu Tools no Ms Outlook e selecione Rules and Alert. Aqui é possível criar regras que serão processadas no servidor quando um novo e-mail chegar.
Assistente para criação de regras
Figura 5.13. Assistente para criação de regras

Existem determinados limites para os tipos de regras que podem ser criadas. A condição da regra pode ser em qualquer forma.

Nota

Se utilizar o Ms Outlook 2003 ou 2007, qualquer regra criada automaticamente terá uma opção chamada on this machine only. É preciso remover essa opção para que a regra seja executada no servidor.
É possível somente copiar/mover ou remover uma mensagem. É possível criar essas regras, porém elas não serão executadas no servidor. Um exemplo de tal regra é enviar um e-mail para a impressora ou encaminhá-lo diretamente para outro e-mail.
Regras locais ainda poderão ser executadas manualmente clicando no botão Run rules now na janela de Rules and Alerts.

5.9. Assinaturas

As assinaturas no Ms Outlook podem ser configuradas no menu FerramentasOpçõesFormato de e-mailAssinatura. É importante saber que as assinaturas configuradas no Ms Outlook são distintas das configuradas no Webaccess. É preciso definir a assinatura de ambos os clientes separadamente.

5.10. Assinaturas digitais e criptografia

Desde da versão do Zarafa 6.10 é possível utilizar certificados S/MIME. A habilitação dos certificados permitem a utilização de assinatura digital nos e-mails e/ou criptografar os e-mails.
A descrição neste manual é o procedimento de instalação manual dos certificados. A forma automática de receber um certificado é utilizando o Active Directory Services (ADS). O método automático não é descrito no manual do Cliente do Zarafa, porém será descrito no manual do servidor Zarafa.

5.10.1. Recuperando um certificado

Para receber um certificado é necessário realizar o registro em um CA (Certificate Authority). Existem várias possibilidades para utilizar um certificado; desde configurar um AD (Active Directory) para funcionar como um CA ou assinar um CA independente, como o CAcert (http://www.cacert.org/).

5.10.1.1. Certificados utilizando AD

O domínio AD da companhia é configurado para agir como um CA:
  1. Abra o Internet Explorer
  2. Acesse a seguinte URL: http://<domainserver>/servcrt. Se a URL for diferente, pergunte ao seu administrador de sistemas qual a URL correta.
  3. Clique em Request a certificate e na próxima página clique em User Certificate para gerar um certificado.
  4. O certificado será adicionado automaticamente no Ms Outlook.

5.10.1.2. Certificados utilizando um CA independente

  1. Vá para o site da CA.
  2. Cadastre seu e-mail e crie um certificado.
  3. Use o Firefox para obter o certificado.
  4. No Firefox, clique em Tools > Options > Advanced > Encryption > Certificados > clique no botão View Certificates.
    Gerenciador de Certificados
    Figura 5.14. Gerenciador de Certificados

  5. Selecione o Certificado correto e clique no botão Backup.
  6. Insira uma senha.
  7. Salve o certificado como um arquivo PKCS12 file.
  8. Abra Ms Outlook.
  9. Selecione Tools> (se utilizar o Outlook 2003: Options)> Security> clique no botão Import/Export…> clique no botão Browse….
  10. Selecione o arquivo .P12 correto.
  11. Digite a senha digitada anteriormente.
  12. Digite no campo Digital ID Name: o endereço de e-mail para o qual o certificado é destinado.
  13. Clique no botão OK duas vezes.

5.10.2. Verificar configurações de e-mail criptografado

  1. No Ms Outlook, selecione Tools> Options> Security> clique no botão Settings....
  2. Verifique se o campo Security settings Name: contém as configurações de S/MIME definidas para o endereço de e-mail configurado anteriormente.
Configurações de segurança
Figura 5.15. Configurações de segurança

5.10.3. Utilizando o certificado

Depois de inserir o certificado no Ms Outlook, ele pode ser usado para assinar digitalmente os e-mails ou receber e-mails codificados de outras pessoas.
When a new email or reply is opened two new icons will be present: images/OL_MailSign.png (the option to digitally sign messages) and images/OL_MailEncrypt.png (the option to encrypt the message contents and attachments).

5.11. Características do Fax

Desde a versão 6.20 é possível enviar fax através do Ms Outlook 2003/2007 utilizando um software à parte, tal como o Hylafax.
Para enviar um fax, siga os seguintes passos:
  1. Abra uma janela de novo e-mail clicando no menu File e escolhendo New e Mail Message.
  2. Siga para a aba Options, Format e selecione Plain Text.
  3. Preencha o campo To: com a seguinte sintaxe: [fax: <número do fax>], onde <número do fax>] é trocado pelo número de telefone do fax.
  4. Preencha nos campos From: e Subject o assunto que irá aparecer na capa do fax a ser enviado.
  5. Escreva a mensagem como se fosse uma mensagem normal;
  6. Clique em Send
Novo fax
Figura 5.16. Novo fax

Nota

Para ter disponibilizado um serviço de fax, é necessário que o administrador do sistema instale um programa ou configure corretamente as opções no servidor. O administrador do sistema pode encontrar informações adicionais no artigo Fax server integration.

5.12. Delegação

Desde a versão 6.20 do Zarafa, dois tipos de delegação estão disponíveis: Send on behalf e Send as. Nas versões anteriores, somente a opção Send on behalf está disponível.

5.12.1. Permissões para Send on behalf

Permissões para Send on Behalf: se um usuário conceder a permissão apropriada para um outro usuário, este último poderá enviar itens em nome do outro usuário. Neste caso, um e-mail ou uma solicitação de reunião será enviada mostrando que isto foi feito em nome do outro usuário. O recebedor verá no campo From: algo como ‘_<delegate> on behalf of <user>_’. Por exemplo, Pete abre a caixa de entrada do info e envia uma mensagem em nome do usuário inativo info, será exibido o seguinte:
pete@exemplo.com.br em nome de info@exemplo.com.br.
A opção de adicionar delegados está disponível no menu Tools > Options do Ms Outlook como descrito em Figura 5.17, “Delegados do Zarafa”.
Delegados do Zarafa
Figura 5.17. Delegados do Zarafa

5.12.2. Send as (Enviar como)

Permissões de Send As: o administrador do sistema dar permissão para usuário B enviar mensagens como o usuário A. O(s) destinatário(s) não verá(ão) que foi o usuário B quem a enviou; Somente o usuário A aparecerá no campo From:. Consulte o manual do Administrador para configurar as permissões de Send as.
Exibir o campo 'From:' em um novo e-mail
Figura 5.18. Exibir o campo 'From:' em um novo e-mail

Nota

Devido a razões de segurança a permissão de Send as somente pode ser configurada pelo administrador no servidor Zarafa. Entretanto, essas configurações sempre podem ser anuladas pelo próprio usuário e a antiga permissão de Send on behalf of ainda pode ser definida pelo usuário.

Nota

Se a mensagem abaixo é retornada ao enviar um e-mail 'on behalf of', por favor contate o administrador de sistemas.
Você não tem permissão para enviar como o usuário especificado.

Importante

Devido à introdução das permissões de Send As no Zarafa 6.20, as funções anteriores de enviar um e-mail on behalf of: são redefinidas quando se atualiza a versão do Zarafa; um administrador ou o usuário que pretende delegar as permissões tem que conceder as permissões novamente.
Tenha em mente que a permissão de Send on Behalf sempre anula a permissão de Send As, de modo que um usuário pode sempre optar por não deixar que outro usuário usar , de forma indevida, permissões de Send As.

5.13. Categorização

Desde a versão 6.20 é possível categorizar os itens no Ms Outlook em categorias padrão ou em categorias personalizadas.

5.13.1. Criando uma categoria customizada no Ms Outlook 2007

  1. Para criar uma categoria personalizada, clique no botão Categorise na barra do Ms Outlook e selecione All Categories.
  2. A janela Color Categories irá aparecer; clique em New para adicionar uma nova categoria.
  3. A janela de New Category irá aparecer; preencha o nome da categoria, escolha uma cor para representá-la e, opcionalmente, uma tecla de atalho.
  4. Clique em OK e automaticamente a nova categoria estará disponível na janela de Color category.
Categorias no MS Outlook 2007
Figura 5.19. Categorias no MS Outlook 2007

Adicionando nova categoria no Ms Outlook 2007
Figura 5.20. Adicionando nova categoria no Ms Outlook 2007

5.13.2. Create a custom category in Outlook 2002/2003

  1. Abra uma nova mensagem e na barra de tarefas selecione Options.
  2. Nesta janela (opções de mensagem) clique no botão categories e então Master category list.
  3. Escreva o nome da nova categoria e clique no botão Add.
  4. Depois de criar a categoria, confirme com o botão OK nas janelas aberta.
Adicionando categoria no Ms Outlook 2000/2003
Figura 5.21. Add category in Oulook 2002/2003

5.13.3. Categorizar e classificar itens por categoria

Para classificar um item (é possível categorizar E-mail, Contatos e Compromissos) clique com o botão direito sobre o item, selecione Categorise e escolha a categoria desejada.
Para organizar os itens por categoria, abra o menu View, escolha Arrange by or Current View e em seguida escolha Categories.

5.14. Data de expiração das mensagens

Desde a versão 6.20, é possível fixar uma data de expiração para os e-mails enviados.
Ao escrever um novo email, esta definição pode ser encontrada na barra de tarefas em Options> More Options: a janela Message Options irá aparecer.
Marque na opção Expires after e configure a data de expiração.
Opções das mensagens
Figura 5.22. Opções das mensagens

Capítulo 6. Configurar clientes de correio (com IMAP e POP3)

6.1. Configuração do cliente

Todos os clientes que suportem protocolos IMAP4 ou POP3 devem ser capazes de se conectar ao servidor Zarafa através da Zarafa POP3 e IMAP Gateway.
Para enviar e-mails, os clientes utilizarão o protocolo SMTP. O servidor SMTP pode ser o mesmo servidor do Zarafa ou o servidor SMTP do provedor de Internet. Alguns servidores precisam de autenticação do SMTP. O cliente pode armazenar as mensagens enviadas na pasta “Itens enviados”.

Nota

As credenciais SMTP não são necessariamente as mesmas que as credenciais Zarafa.

Importante

Please have in mind that "/" and "." are illegal characters in foldernames in IMAP, but are generally possible im MAPI and therefore valid in Outlook und WebAccess/WebApp. Using these characters will lead to folders displayed with different names (for example RequestSupport instead of Request/Support) when accessed via IMAP. Please don’t use these characters when planing to use IMAP.

6.1.1. Mozilla Thunderbird

Este manual é baseado no Mozilla Thunderbird versão 2.0. Outras versões podem ser configuradas de maneira similar.
Os dois primeiros passos podem ser ignorados quando se abre o Thunderbird pela primeira vez. O exemplo a seguir é para o protocolo IMAP. O protocolo POP3 é praticamente a mesma coisa, porém sem os passos 10 a 12.
  1. Vá emFerramentas > Configurar contas....
    Menu 'Ferramentas'
    Figura 6.1. Menu 'Ferramentas'

  2. Clique em 'Nova conta'.
  3. Selecione Conta de E-mail e clique no botãoAvançar.
  4. Preencha o nome do remetente e o endereço de e-mail a ser configurado e clique em Avançar.
  5. Selecione o tipo de servidor IMAP e preencha o endereço do servidor Zarafa ou o endereço de IP. Clique emAvançar.
  6. Preencha o nome do usuário Zarafa no campo Incoming username e no campooutgoing username. Clique emNext.
  7. O nome da conta pode ser escolhido pelo próprio usuário. Clique emAvançar.
  8. Verifique os dados e clique em Concluir. Então, feche a janela Configurar contas.
  9. Abra a Caixa de Entrada e digite sua senha para receber a estrutura de pastas do servidor Zarafa.
  10. Abra novamente Configurações de contas e selecione Configurações do Servidor na conta previamente criada.
  11. Selecione o nível de segurança desejado (recomenda-se o nívelNunca).
  12. Selecione Copies & Folders na raiz da conta e configure corretamente os nomes das pastas no servidor IMAP.
  13. Finalmente, clique em OK e inicie o uso do servidor Zarafa com o protocolo IMAP.

6.1.2. Windows Mail

Este exemplo é baseado no Windows Mail. O Outlook Express pode ser configurado de maneira similar.
O exemplo abaixo é para a configuração do protocolo IMAP. Para o protocolo 'POP' as configurações são praticamente as mesmas, com exceção dos passos 10 ao 12.
  1. Vá em Ferramenta >Contas.
    Menu 'Ferramentas'
    Figura 6.2. Menu 'Ferramentas'

  2. Clique emAdicionar.
  3. Selecione Conta de e-mail e clique em Avançar.
  4. Preencha o Nome de Exibição e clique em Avançar.
  5. Preencha o Endereço de e-mail e clique emAvançar.
  6. Selecione IMAP no menu do 'Tipo de servidor', preencha o endereço ou IP do servidor Zarafa e o endereço ou IP do servidor de 'Servidor de saída de e-mails'.
  7. Opcional:verifique se o servidor de saída de e-mails precisa de autenticação e clique no botão Avançar.
  8. Preencha o nome de usuário em Usuário e senha. Clique em Avançar.
  9. Marque (ou desmarque) se deseja realizar de imediato o download dos dados do servidor Zarafa e clique no botão Concluir para encerrar.
  10. Selecione a nova conta na lista de contas e clique em Propriedades no menu de contexto (para abrir clique com o botão direito do mouse sobre ela).
  11. Selecione a aba IMAP.
  12. Verifique se está marcada Armazenar pastas especiais no servidor IMAP nas opções de Pastas especiais e se as pastas estão configuradas como as pastas do Zarafa.
  13. Finalmente, clique em OK e inicie o uso do servidor Zarafa com o protocolo IMAP.

Capítulo 7. Configurar Calendario do Cliente (usando CalDAV e iCal)

Este capítulo descreve como configurar o cliente CalDAV ou iCal para uso com o servidor Zarafa. O gateway zarafa-ical permite aos usuários visualizar seus calendários do Zarafa utilizando clientes como Sunbird, Evolution ou Mac iCal. Desde a versão ZCP 6.40, tarefas podem ser sincronizadas e criadas à partir de diferentes clientes.
Para acessar pastas de calendário no Zarafa, as seguintes opções estão disponíveis:
Para todos os clientes exceto os clientes que utilizam o Mac OS X iCal:
URL Calendário
http://server:8080/ical
Calendário padrão do usuário via iCal (não recomendado)
http://server:8080/caldav/<user>/<calendar-name>
User’s calendar in user’s store. Make sure the calendar name is in the store.
http://server:8080/caldav/<user>/<subcal>
User’s self created subcalendar in the user’s own store. Location through actual subfolders in Zarafa is irrelevant.
http://server:8080/caldav/<other-user>/<calendar-name>
Other-user’s shared calendar
http://server:8080/caldav/public/<calendar>
Pasta de calendário na Pasta Pública
http://server:8080/caldav/<user>/
User’s default calendar. Although this works for most clients, this URL is not recommended.
Para cliente que utilize o Mac OS X iCal:
URL para cliente Mac OS X iCal Calendário
http://server:8080/caldav
Lista calendário do usuário
http://server:8080/caldav/<other-user>
Lista de calendários de outros usuários
http://server:8080/caldav/public
Lista de Pastas Públicas
The format and capabilities of iCalendar and MAPI recurrence types are very different. The conversion of this information is not always the same, or not even possible at all at times. Following is a list of known recurring appointment types that cause problems:
Recurrence type Description
Monthly every day of a week
Convert to weekly every day of the week
Yearly every day of a week in month x
Not supported

Nota

The <other user> or <user>/<calendar> is only reachable if the correct permissions are available. Please make sure the user has not only the appropriate calendar permissions, but also "Folder visible" permissions on the mailbox of the other user.

Nota

O cliente Mac iCal está totalmente testado e suportado até a sua versão 10.5.6.

7.1. Cliente Mac OS X iCal

  1. Iniciar iCal no Finder: clique em Go > Aplicações > iCal.
  2. Clique em iCal no menu e selecione Preferences.
    Menu dropdown do iCal
    Figura 7.1. Menu dropdown do iCal

  3. Clique em ‘+’ para criar uma nova conta.
    Detalhes da conta
    Figura 7.2. Detalhes da conta

  4. Preencha os detalhes. Adicione o endereço do servidor como: http://server:8080/caldav/
  5. Clique em Add para recuperar os calendários do usuário.
    Conta criada
    Figura 7.3. Conta criada

7.2. Guia para o cliente Sunbird

  1. Inicie o cliente Sunbird.
  2. Clique em File na barra do menu e selecione New Calendar.
  3. Selecione a opção on the Network. Clique em Next.
    Localização do novo calendário
    Figura 7.4. Localização do novo calendário

  4. Para o iCalendar, selecione o a opçãoiCalendar. Insira como local: http://server:8080/ical.
    Detalhes do iCal
    Figura 7.5. Detalhes do iCal

  5. Para o caldav, selecione a opçãoCalDav. Insira como local:http://server:8080/caldav.
    Detalhes do CalDav
    Figura 7.6. Detalhes do CalDav

7.3. Configuração do cliente Evolution

  1. Inicie o cliente Evolution.
  2. No menu, clique em New. Selecione Calendar.
  3. Preencha os detalhes & remova a opção Use SSL. As opções de URL são semelhantes às do Sunbird.
Detalhes do CalDav
Figura 7.7. Detalhes do CalDav

Capítulo 8. Configurar Plataformas Móveis

Este capítulo descreve como configurar o software Z-Push para sincronizar PDA's e Smartphones com um servidor ZCP.
O Z-Push está disponível como um projeto em código aberto em Sourceforge - http://z-push.sourceforge.net

8.1. Introdução ao Z-push

O software Z-Push permite que os usuários com PDA's e Smartphones possam sincronizar seu email, contatos, calendário e tarefas diretamente de um servidor compatível utilizando conexões de dados como: UMTS, GPRS, Wi-Fi ou GSM. Os seguintes dispositivos são suportados nativamente pelo Z-Push:
  • Apple iPhone and iPad
  • Windows Mobile 5, 6, 6.1 and 6.5
  • Windows Phone 7 and 7.5
  • Nokia E/N-series with Mail for Exchange (M4E)
  • Nokia E-series with built in ActiveSync (Nokia Mail 2)
  • Android Cupcake or Donut with third party tools like Nitrodesk Touchdown
  • Android Eclair with Contacts and Calendar synchronization or third party tools
  • Android Froyo, Gingerbread, Honeycomb, Ice Cream Sandwich and Jelly Bean using the default ActiveSync client (Microsoft Exchange ActiveSync type account) or third party tools
  • Blackberry PlayBook
  • other ActiveSync compatible devices
The devices can be synchronised because the Z-Push module emulates a MS Exchange server on the server side, allowing users to synchronise without installing specialised synchronisation software on their devices.

8.2. Configurando um dispositivo móvel

Configuring a device for Z-Push is simply a case of adding a Microsoft Exchange or Corporate account to your connected accounts. The connection will be configured by specifiying the IP address or hostname of the server running Z-Push. Please disable SSL, unless SSL has already been setup on the Apache server. Apart from username and password some clients also ask for your domainname. This is ignored inside of Z-Push, so you can either leave it empty or give a random string for it.
Once the mobile device has been setup, it should be possible to synchronise the device simply by clicking the Sync button in your client application.

8.2.1. Android based configuration

The following steps are applicable for most Android devices:
  1. Go into your settings screen and scroll down to the accounts part. There you have to select Add account.
    Android Settings
    Figura 8.1. Android Settings

  2. Select the ActiveSync account type (in most cases Corporate or Microsoft Exchange).
    Account Type Selection
    Figura 8.2. Account Type Selection

  3. Android wants to autodiscover your ActiveSync server and needs your eMail and password for this.
    Account Details
    Figura 8.3. Account Details

  4. Afterwards you have the possibility to specify your exact username and server address if needed (would otherwise have been m.scotfield as username and zarafa.com as server address).
    Server Address
    Figura 8.4. Server Address

  5. As soon as you have clicked next your device will give you a popup notifying about needed policies for the server connection. You will be prompted to accept these policies later in the setup.
    Remote Administration
    Figura 8.5. Remote Administration

  6. Before accepting the sync policies you have to choose the frequency for checking the server (Push by default) as well as what to sync (for example contacts and calendar).
    Sync Frequence and other settings
    Figura 8.6. Sync Frequence and other settings

  7. If you have multiple accounts connected to your device you can also specify an identifying name for your connection.
    Optional Profile Name for the Connection
    Figura 8.7. Optional Profile Name for the Connection

  8. Finally accept the server policies.
    Accept Server Policies
    Figura 8.8. Accept Server Policies

  9. After accepting the policies for device will perform an initial sync.
    Your device has been configured
    Figura 8.9. Your device has been configured

8.2.2. Windows Mobile based configuration

Os seguintes passos são feitos para o PocketPC, ainda que aplicáveis ao Windows Mobile 5 e 6 ou 'Mail for Exchange' da Nokia:
  1. Abra ActiveSync e selecione set up your device to sync with it.
    Introdução ao Active Sync
    Figura 8.10. Introdução ao Active Sync

  2. Digite o endereço do servidor (sem http ou as outras partes da URL).
    Endereço do servidor
    Figura 8.11. Endereço do servidor

  3. Insira um nome de usuário e senha. Um domínio deve ser especificado, mas ele não é utilizado no Z-Push, de modo que pode-se especificar apenas o domain ou algum outro texto. Selecione save password se a sincronização automática for preferida.
    Detalhes da conta
    Figura 8.12. Detalhes da conta

  4. Selecione quais itens devem ser sincronizados.
    Opções de sincronização
    Figura 8.13. Opções de sincronização

  5. Pressione Finish e inicie a sincronização pressionando Sync.

8.2.3. Configuração baseada no iPhone

Os passos abaixo são aplicáveis para o iPhone:
  1. Abra Settings e toque em Mail, Contacts, Calendars.
  2. Toque em Add Account... e depois toque em Microsoft Exchange.
    Configurações de email, contatos e calendários
    Figura 8.14. Configurações de email, contatos e calendários

    Escolha o protocolo/provedor
    Figura 8.15. Escolha o protocolo/provedor

  3. Entre com as credenciais do usuário e toque em Next.
    Configurações do usuário
    Figura 8.16. Configurações do usuário

  4. O dispositivo tentará conectar ao servidor. Se o servidor não for igual a zustomer.com neste caso, a conexão falhará. Se o servidor não estiver configurado para conexões SSL, a conexão falhará também. O iPhone, por padrão, tem o SSL ativado.
  5. Um novo campo Server aparecerá no 'pop up'. Insira o endereço correto do servidor ou IP se necessário.
    Campo extra de configuração do servidor
    Figura 8.17. Campo extra de configuração do servidor

  6. Se o SSL não estiver disponível, a conexão falhará. Toque em Save para manter as configurações atuais da conta. Vá para a conta criada e toque em Account Info e desabilite Use SSL.
    Configurações de salvamento
    Figura 8.18. Configurações de salvamento

Configurações da conta
Figura 8.19. Configurações da conta